Einstellungen zu Auftraggeberkonten

Aus windata WIKI
Wechseln zu: Navigation, Suche
 

Vermerk: Im Folgenden wird von der aktuellsten Programmversion von windata ausgegangen. Falls Abweichungen zu Ihrer Version bestehen sollten, ist gegebenenfalls ein Update erforderlich.

Beschreibung

Um bestimmte Einstellungen wie z.B. Bankzugang, Meldepflicht oder die Bezeichnung eines Auftraggeber Kontos zu ändern, stehen über die Anwendungsmaske "Auftraggeber" verschiedenste Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Allgemeine Vorgehensweise

Aufruf

Die Einstellungen zu einem Auftraggeberkonto können über das Menü "Stammdaten / Auftraggeber" erreicht werden:

RTENOTITLE

Durch die Markierung eines Auftraggeberkontos und  durch Auswahl der Schaltfläche "Eigenschaften" kann auf die Eigenschaftsparameter des Auftraggeberkontos zugegriffen werden.

Allgemein

 

RTENOTITLE

 

Im Fenster "Auftraggeber / Allgemein" sind unter anderem bankrelevante (Bankleitzahl, IBAN, BIC, Kontonummer) und sonstige kontenbezogene Adressdaten hinterlegt. Die bankrelevanten Daten werden meist schon nach der Einrichtung eines HBCI oder EBICS Kontaktes entsprechend gefüllt. Dabei ist darauf zu achten, dass alle mit dem "*" markierten Felder Pflichtfelder sind. Diese müssen also immer zwingend ausgefüllt werden, falls dies nicht schon gefüllt sind. Sinnvoll ist es in diesem Zusammenhang die Kontobezeichnung individuell anzupassen, um bei vielen Auftraggeberkonten den Überblick nicht zu verlieren. Dies kann allerdings auch schon bei der Einrichtung des Bankkontaktes erfolgen.

Wichtig: Der Name, Vorname/Firma wird bei der Übertragung von Zahlungen als Auftraggeberkonto beim Begünstigten / Zahlungspflichtigen angezeigt.
Wichtig: Hier muss der richtige Kontotyp zum Auftraggeberkonto hinterlegt sein.

Bankzugang

RTENOTITLE

Der Reiter - Bankzugang - dient dazu, festzulegen, welcher Bankzugang bzw. Bankkontakt für den Abruf von Kontoinformationen (z. B. Umsätze) und welcher Bankkontakt für die Übertragung von Zahlungen verwendet werden soll. Im vorliegenden Beispiel ist z. B. ein HBCI Bankkontakt für den Umsatzabruf eingetragen werden, um aktuelle Kontoinformationen zu erhalten. Ebenfalls ist für die Übertragung von Zahlungen ein EBICS Bankkontakt festgelegt.
Auf diesem Weg können die die Vorteile von HBCI und EBICS kontrolliert kombiniert werden.

Eine umfangreiche Beschreibung zu dieser Funktion gibt es hier.

Sonstiges

RTENOTITLE

Privatkonto

Im Bereich "Sonstiges" kann die Verfügbarkeit auf öffentlich oder privat gesetzt werden. Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Benutzerverwaltung in windata aktiv ist und mindestens ein neuer Benutzer angelegt wurde. Ansonsten ist dieses Feld nicht sichtbar. Ein auf privat gesetztes Auftraggeberkonto ist nur für den Benutzer sichtbar, welcher das Konto auf "privat" gesetzt hat. Alle anderen Benutzer sehen weder dieses Auftraggeberkonto noch alle damit zusammenhängenden Funktionsbereiche (z.B. Zahlungen).
Diese Funktion kann z. B. für Privatkonten genutzt werden, welche im Allgemeinen windata-Netzwerk mit verwaltet werden sollen.
Ein auf privat gesetztes Auftraggeberkonto kann nur vom dem User wieder auf öffentlich gesetzt werden, welcher dieses Auftraggeberkonto zuvor auf privat setzte.

Kontolimit (Dispo)

An dieser Stelle kann das Dispolimit angegeben werden, welches bei der Bank für dieses Konto eingerichtet wurde. Einzelne Banken liefern das eingerichtete Dispolimit im Onlineabruf (windata versucht das aktuelle Dispolimit mit jedem Abruf von Kontoumsätzen mit abzurufen). Falls hier ein Limit hinterlegt wurde und die Bank zeitgleich das eingerichtete Dispolimit online zur Verfügung stellt, nutzt windata zur Berechnung den online gelieferten Wert.
In windata angezeigte verfügbare Beträge sind rein informativ und verhindern zu keiner Zeit eine Übertragung von Zahlungen.

Weitere Informationen per HBCI (FinTS) abrufen

Wenn mit HBCI-Kontakten gearbeitet wird, ist es möglich die Felder "Terminbestand" und Dauerauftragsbestand" so zu konfigurieren, dass bei jedem Abruf der Kontoinformationen auch gleichzeitig der Termin- bzw. der Dauerauftragsbestand vom Bankserver abgerufen wird. Somit muss dies nicht immer manuell geschehen.
Diese Option wird auch in den Empfehlungen zur Optimierung für große Datenmengen genannt.

Aufgelöstes Konto

Die Konfigurationsauswahlboxen "Dieses Konto verwenden (anzeigen) für...  Zahlungsverkehr, Abruf Kontoinformationen, Kontoumsätze, Kontostände/Entwicklung, Valutensalden, Liquiditätsplanung" dienen als Alternative zur Löschung eines Auftraggeberkontos. Damit kann ein Auftraggeberkonto aus den einzelnen "Funktionsbereichen" bzw. Funktionen "ausgeblendet" werden. Um das Auftraggeberkonto z. B. im Bereich Zahlungsverkehr bzw. beim Zahlungen erfassen auszublenden, muss nur der Haken in der Checkbox "Zahlungsverkehr" herausgenommen werden. Danach ist das entsprechende Auftraggeberkonto in der Maske "Zahlungen erfassen" weder auswählbar noch sichtbar. Im Gegensatz zur Löschung des Auftraggeberkontos bleiben die Statistiken für dieses Auftraggeberkonto für Auswertungszwecke aber noch erhalten.

 

Die Schaltfläche "Aufgelöstes Konto: Saldo auf 0,00 stellen Ausführen" hat den Hintergrund, dass es vorkommen kann, dass ein Konto bankseitig aufgelöst wird und der letzte Kontostand nicht mehr übermittelt wird, da das Konto nicht mehr der Benutzerkennung auf dem Bankserver zugeordnet ist. Dieses Konto erscheint dann in windata als Offlinekonto. Da dort meistens noch ein Kontostand vorliegt, welcher in diesem Fall veraltet ist und auch nicht mehr aktualisiert werden kann, dient diese Schaltfläche dazu, den Saldo auf 0,00 zu stellen. Damit ist gewährleistet, dass es in den Auswertung bzw. Statistiken keine negativen Abweichungen geben kann.

persönliche Notizen

Im Feld "persönliche Notizen" können Anmerkungen für das entsprechende Auftraggeberkonto hinterlegt werden, um eine genauere Dokumentation der Konten zu führen. Sobald hier eine Notiz eingegeben wird, ist dies in der Übersicht "Auftraggeberkonten" zu erkennen. In der ersten Spalte der Tabelle wird bei dem entsprechenden Auftraggeberkonto ein "N" eingeblendet.

windata-Auszugsnummer

Beim Drucken der Kontoumsätze eine fortlaufende windata-Auszugsnummer generieren.

Diese windata-Auszugsnummer hat keinen Zusammenhang mit der echten, von der Bank / Sparkasse generierten Auszugsnummer. Zu jedem Jahresanfang beginnt die von windata generierte Auszugsnummer wieder mit dem Wert 1.

Hintergrund: Beim Abruf von Kontoumsätzen per HBCI, werden von der Bank keine Kontoauszugsnummern geliefert. Wenn für die Weiterverarbeitung aber eine eindeutige Auszugsnummer notwendig ist, kann diese beim Ausdruck von windata generiert werden.
Auszugsnummern werden von der Bank nur beim Abruf von Kontoauszügen per EBICS geliefert. Hier handelt es sich bereits um fertig gebuchte Kontoauszüge - daher mit Auszugsnummer.

Meldepflicht

RTENOTITLE

 

Zahlungen im Bereich Aussenwirtschaftsverkehr sind ab einer gewissen Höhe meldepflichtig nach AWV. Die Angaben zur Meldepflicht können in dieser Maske erfasst werden. Wie die Firmen-Nr. beantragt werden kann und welche Angaben sonst noch notwendig sind, kann auf folgender Webseite der Bundesbank nachgelesen werden:

www.bundesbank.de/meldewesen/mw_aussenwirtschaft.php

Je nachdem, ob der Haken im Feld "Auftraggeber ist meldepflichtig nach AWV" gesetzt ist oder nicht wird eine Meldung zum Aussenwirtschaftsverkehr generiert oder nicht. Weiterführende Informationen erhalten Sie zu dem Thema auch wenn die Schaltfläche mit dem Fragezeichen neben dem Feld "Firmen-Nr." ausgewählt wird.

 

RTENOTITLE

 

HBCI Geschäftsvorfälle

RTENOTITLE

 

Im Reiter "Geschäftsvorfälle" werden alle sogenannten HBCI Geschäftsvorfälle eines Bankkontaktes bzw. eines Auftraggeberkontos aufgeführt, welche für dieses Konto bankseitig zur Verfügung stehen. Alle hier nicht aufgeführten Codes/Beschreibungen (HBCI-Geschäftsvorfälle) sind bankseitig nicht freigeschalten. Falls ein Auftraggeberkonto mit einem EBICS Bankkontakt verknüpft ist, bleibt dieses Fenster leer. Über die HBCI Geschäftsvorfälle wird definiert, welche Online-Transaktionen (z.B. Kontoumsätze anfordern, SEPA-Zahlungen) mit diesem Auftraggeberkonto durchgeführt werden dürfen. Wichtig zu wissen ist, dass diese Geschäftsvorfälle bankseitig freigeschaltet werden und erst durch eine Synchronisierung des HBCI Kontaktes in windata zur Verfügung stehen. Die hier aufgeführten Informationen werden von der jeweiligen Bank in der Bankparameterdatei (BPD, auch Bank Parameter Datei bzw. Bankparameter Datei) geliefert.
Für die SEPA-Geschäftsvorfälle HKDSC, HKDME, HKDMC und HKBME werden zusätzlich die von der Bank gelieferten Vorlauffristen für Erst- und Folgeeinreichungen angezeigt.

Auftragsarten

RTENOTITLE

 

Die ersten Einstellungsmöglichkeiten im Bereich "Auftragsarten" beziehen sich auf die Vorgaben beim Zahlungen erfassen. Hier kann für Zahlungen, welche später als HBCI Zahlungen übertragen werden, die Voreinstellung getroffen werden, ob diese als Einzel- oder Sammelzahlung erfasst- und übertragen werden sollen.
Wenn diese Einstellungen getroffen sind, werden für dieses Auftraggeberkonto die Einstellung unter Extras - Optionen ignoriert.

RTENOTITLE

Im Abschnitt "Auftragsarten für EBICS Übertragungen und die Erstellung von Zahlungsverkehrsdateien" können von der jeweiligen Bank vorgegebene Optionen für EBICS Zahlungen eingestellt werden. Zu beachten ist hierbei, dass eine Änderung der Parameter bereits übertragene Zahlungen in die Auftragsverwaltung nicht betrifft. Diese Zahlungen müssen gelöscht und neu in die Auftragsverwaltung abgelegt bzw. übertragen werden, ansonsten werden die Änderungen nicht übernommen.

Ebenfalls werden an dieser Stelle die pain-Versionen für SEPA-Dateien festgelegt. Im EBICS-Verfahren gibt es keine Möglichkeit, die von der Bank verlangten pain-Versionen online anzufragen. Daher kann die notwendige pain-Version der XML-Datei hier hinterlegt werden.
Im Standard wird die pain-Version 2.7 erstellt - für SEPA-Überweisungen sowie SEPA-Lastschriften.
Hinweis: COR1-Lastschriften können nur in der pain-Version 2.7 erstellt werden!
Zusätzlich bietet windata hier die Möglichkeit, das hier definierte pain-Format direkt für alle Konten dieser Bank / Sparkasse einzustellen. So muss diese Einstellung nicht für jedes einzelne Konto hinterlegt werden.

Gläubiger-ID

RTENOTITLE

 

Eine weitere Einstellung eines Auftraggeberkontos ist die Gläubiger-ID-Nr. Diese eindeutige Nummer wird für den zukünftigen SEPA-Lastschriftenverkehr benötigt. Um in Zukunft SEPA Lastschriften ausführen zu können wird die Gläubiger-ID-Nr. benötigt, welche auf der Webseite der Deutschen Bundesbank beantragt werden kann:

extranet.bundesbank.de/scp/lizenz.do

Ist die Gläubiger-Identifikationsnummer vorhanden, kann diese im Felde "Gläubiger-Identifikations-Nr." hinterlegt werden. Außerdem muss das Datum der Erteilung angegeben werden und für welche Firma/Person die Nummer erteilt wurde. Danach ist das Aufttraggeberkonto grundätzlich bereit für den SEPA-Lastschriftenverkehr. Es muss allerdings bankseitig noch der entsprechende Geschäftsvorfall für das angegebene Auftraggeberkonto freigeschaltet werden. Danach sollte der HBCI-Bankkontakt nochmals synchronisiert werden, um den Geschäftsvorfall windata bekannt zu machen.
Über den Button "Bearbeiten" gelangt man direkt zur Erfassung der Gläubiger-ID.

E-Mail

RTENOTITLE

Hier kann der Versand von eMails direkt aus windata professional 8 konfiguriert werden.
Beispiel: Einige Kontoinhaber müssen, um Zahlungen zu veranlassen, die entsprechenden Rechnungen bei der Bank vorlegen. Mit dieser Funktion kann im Zuge einer Zahlungsübertragung per EBICS direkt eine eMail an den zuständigen Bankberater erzeugt werden. Dieser eMail werden automatisch alle Dateien, z. B. PDF-Rechnungen, aus einem bestimmten Verzeichnis angehängt.
Somit kann die Freigabe durch den Kundenberater umgehend erfolgen.

Um diese Funktion nutzen zu können, gelten zwei Voraussetzungen:

Kontostand / Manuell buchen

ManuellBuchen1.png

Hier kann der Kontostand eines Kontos, welches keine Onlineanbindung zur Bank hat, bzw. keine Onlineanbindung zur Bank mehr hat, manuell verändert werden. Auch können hier manuelle Buchungen zum Konto erfasst werden:

ManuellBuchen2.png

Weitere Möglichkeiten

Auftraggeber

Einrichten eines neuen Auftraggeberkontos

Bankkontakte

Administrator für HBCI (FinTS)

Administrator für EBICS (FTAM)