Lastschriften in SEPA-Basis-Lastschriften konvertieren

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Dieses Thema betrifft windata professional 8.7




Diese Funktion ist seit dem 01.08.2014 aufgrund SEPA in windata nicht mehr vorhanden.

Einleitung

Über diese Konverterfunktion können in windata professional 8 angelegte Lastschriften in SEPA-Lastschriften konvertiert werden. Somit müssen nicht alle Lastschriften als SEPA-Lastschriften neu erfasst werden. Folgende Lastschriftarten können hier konvertiert werden:

Einzellastschriften
Sammellastschriften

Vorbereitung / Stammdatenpflege

Ein wichtiger Punkt der Stammdatenpflege ist die Bereinigung von Dubletten der Zahlungspflichtigen. Die hierfür geschaffene windata-Funktion ist hier beschrieben: Mehrfachkonten automatisch zusammenführen

Um Lastschriften in SEPA-Lastschriften konvertieren zu können, müssen einige Voraussetzungen in windata erfüllt werden. Zusätzlich werden Voraussetzungen werden von Ihrem kontoführenden Kreditinstitut für die erfolgreiche Ausführung von SEPA-Lastschriften verlangt:

- In windata muss mindestens eine Gläubiger-ID hinterlegt sein. Die passende Gläubiger-ID muss dem betreffenden Auftraggeberkonto zugeordnet sein.
- Für jede SEPA-Lastschrift muss ein SEPA-Lastschriftmandat mit eindeutiger ID vorhanden sein. Alternativ kann dieses SEPA-Lastschriftmandat im Zuge der Konvertierung erzeugt werden.
- Es gibt zwei Möglichkeiten, wie windata professional 8 das erzeugte Mandat / die erzeugte Umwidmung ausgeben kann:
  • Drucken, z. B. auf einen Geschäftspapierbriefbogen
  • Versand per eMail

Für den Druck auf einen Geschäftspapierbriefbogen empfiehlt sich die vollständige Erfassung der Anschrift des Zahlungspflichtigen. Andernfalls muss die Anschrift in einem späteren Druckvorgang ergänzt werden.
Für den Versand per eMail ist die eMail-Adresse in den Eigenschaften des Zahlungspflichtigen Voraussetzung.

Damit diese Daten nicht manuell erfasst werden müssen, bietet windata professional 8 hierfür zwei Varianten zum Datenimport an:

Voraussetzung: Es muss eine txt-Datei oder CSV-Datei vorhanden sein, in welcher die zu importierenden Daten sowie die Kombination Kontonummer / Bankleitzahl bzw. IBAN und BIC beinhaltet ist. Nur so kann windata professional 8 eine eindeutige Zuordnung treffen.

SEPA-Konverter

Mit windata professional 8 können alle angelegten Lastschriften in SEPA-Lastschriften konvertiert werden. Um Lastschriften, welche beispielsweise in Form von DTAUS-Dateien oder in anderer Form vorliegen, zu konvertieren, müssen diese zuerst importiert werden.
Um die in windata professional 8 angelegten Lastschriften in SEPA-Basis-Lastschriften umzuwidmen, bietet windata professional 8 eine entsprechende Konverterfunktion:

RTENOTITLE

Haftungsausschluss

Bevor windata professional 8 eine Konvertierung den angelegten Lastschriften durchführen kann, muss folgender Hinweistext bestätigt werden:

RTENOTITLE

Konvertierung von gespeicherten Lastschriften

Mit dieser Funktion werden vorhandene Zahlungsaufträge (nationales Format) in das neue SEPA-Format konvertiert.
Folgende Änderungen werden durchgeführt:

  • Nationale Bankverbindungen werden in das SEPA-Format (IBAN und BIC) geändert.
Bei Inlandskonten (nationale Bankverbindungen) erfolgt eine automatische Umrechnung von Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC.
  • Nach der Konvertierung stehen die Zahlungen nicht mehr im nationalen (bisherigen) Format zur Verfügung.
Die Zahlungsaufträge werden nach der automatischen Konvertierung als SEPA-Zahlungen gespeichert und müssen auch als SEPA-Zahlungen ausgeführt werden.
  • Verwendungszweckinformationen können verloren gehen.
Das SEPA-Format unterstützt nur noch 4 Verwendungszweckzeilen zu je 35 Zeichen. Wurden im zu konvertierenden, nationalen Zahlungsauftrag mehr als 4 Verwendungszweckzeilen genutzt, werden diese bei der Konvertierung abgeschnitten.

Wichtige Hinweise:
Bitte beachten Sie, dass die windata GmbH & Co. KG keine Gewähr für eine korrekte Umrechnung der nationalen Bankverbindungen in IBAN und BIC geben kann, da vereinzelte Kreditinstitute von den allgemeinen, veröffentlichten Umrechnungsmethoden (Standard 13616 der International Organization for Standardization (ISO)) zur Berechnung von der IBAN aus Kontonummer und Bankleitzahl abweichende Verfahren verwenden.
Bitte prüfen Sie vor der Ausführung der Zahlungen, ob die automatisch ermittelten Daten (IBAN und BIC) korrekt sind und ob die übernommenen Verwendungszweckangaben ausreichend sind. Während des Konvertiervorgang müssen alle Instanzen von windata professional (z. B. im Netzwerkbetrieb) geschlossen werden. Bitte stellen Sie auch sicher, dass während der Konvertierung windata professional nicht auf einem anderen Netzwerkarbeitsplatz geöffnet wird. Je nach Datenvolumen kann die Konvertierung einige Minuten un Anspruch nehmen.
Voraussetzung: Mindestens eine Gläubiger-ID muss in windata professional 8 gespeichert sein. Andernfalls wird folgende Hinweismeldung angezeigt: RTENOTITLE
Sie können Ihre Lastschriften erst konvertieren, wenn Sie von der Bundesbank eine Gläubiger-ID erhalten haben! Details zur Gläubiger-ID finden Sie im Menü unter Stammdaten / Gläubiger-ID
MANDATE: windata professional 8 erstellt zu jeder Zahlung ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat. Dieses Mandat können Sie per Post bzw. eMail an den Zahlungspflichtigen versenden. Entsprechend benötigen Sie für den jeweiligen Zahlungspflichtigen die Anschrift bzw. eMail-Adresse. Der Zahlungspflichtige muss dieses Mandat unterschrieben an Sie zurücksenden.
Wenn Sie die Voraussetzungen für eine Umwidmung erfüllen, ist eine erneute Unterschrift vom Zahlungspflichtigen nicht notwendig. In diesem Fall ist eine Mitteilung per Post oder eMail an den Zahlungspflichtigen ausreichend. Ich/Wir haben die Informationen zur Kenntnis genommen.

Mit dem Klick auf "Weiter" prüft windata professional 8, ob die notwendigen Systemvoraussetzungen für die Konvertierung vorhanden sind. Um die SEPA-Konvertierung sowie den eMail-Versand der Pre-Notification ausführen zu können, haben Sie mit dem Update auf die windata-Version 8.6.0.0 einige neue Funktionen erhalten. Ggf. müssen diese neuen Funktionen auf Ihrem System registriert werden.

Übersicht der angelegten Zahlungen

Nach erfolgreicher Bestätigung des Haftungsausschlusshinweises sowie der notwendigen Voraussetzungen wird folgende Übersicht der angelegten Lastschriften angezeigt:

Ohne Bestände

Übersicht der zu konvertierenden Lastschriften

Folgende Funktionen stehen hier zur Auswahl:

  • Umwidmung
Text der Umwidmung bei wiederkehrenden Lastschriften im VWZ der letzten IZV-Lastschrift eintragen.
  • Neue Mandate erstellen
Wenn möglich vorhandene, wiederkehrende Mandate verwenden.
  • Namensergänzung (Anrede) verwenden
  • Neue Mandate als PDF-Datei speichern
  • Neue Mandate drucken
  • als COR1-Zahlung speichern
  • Zyklus für neu erstellte Mandate: immer wiederkehrend oder abhängig von der Zahlweise der zugrundeliegenden Zahlung

Mit Bestände

Übersicht der zu konvertierenden Lastschriftbestände

Folgende Funktionen stehen hier zur Auswahl:

  • Umwidmung
Text der Umwidmung bei wiederkehrenden Lastschriften im VWZ der letzten IZV-Lastschrift eintragen.
  • Neue Mandate erstellen
Wenn möglich vorhandene, wiederkehrende Mandate verwenden.
  • Leere IZV-Bestände nach der Konvertierung löschen
  • Namensergänzung (Anrede) verwenden
  • Neue Mandate als PDF-Datei speichern
  • Neue Mandate drucken
  • als COR1-Zahlung speichern
  • Zyklus für neu erstellte Mandate: immer wiederkehrend oder abhängig von der Zahlweise der zugrundeliegenden Zahlung

Diese Lastschriften können nun in SEPA-Lastschriften konvertiert werden.

Neue Mandate erstellen, Umwidmungen oder bereits vorhandene Mandate verwenden

Hier kann ausgewählt werden, mit welchen Lastschriften wie verfahren werden soll (Mehrfachmarkierungen sind möglich). Jede Möglichkeit muss mit eine Klick auf den Button "Konvertieren" bestätigt werden:

- Umwidmung
- neues Mandat erstellen

Bei Auswahl der Umwidmung wird folgende Erklärung geöffnet:

RTENOTITLE

Umwidmung

Sie verfügen für die gewählten Lastschriften über eine Einzugsermächtigung. windata erstellt auf der Grundlage der Informationen in den einzelnen Lastschriften sowie den Stammdaten der Zahlungspflichtigen die entsprechenden Mandate incl. Mandatsreferenznummer für den zukünftigen Einzug von SEPA-Basis-Lastschriften.
Alternativ bietet windata professional 8 bei wiederkehrenden Lastschriften die Umwidmung / Umdeutung innerhalb des Verwendungszwecks der letztmaligen Inlandslastschrift an. Hier wird der Inhalt der Umwidmung an den in den Lastschriften vorhandenen Verwendungszweck angehängt. Falls weniger als sechs von 14 Verwendungszweckzeilen frei sind, werden die letzten Zeilen individueller Verwendungszweck durch die Umwidmungsmitteilung überschrieben. Diese Form der Umwidmung birgt zwar einige Risiken, ist allerdings die einfachste und günstigste Variante der Umwidmung.

Hinweise:
Durch eine Umwidmung wird in windata professional 8 immer ein neues Mandat erzeugt. Hierbei ist egal, wieviele Mandate für diesen Zahlungspflichtigen bereits bestehen.
Durch eine Umwidmungsmitteilung erlangen Sie nur ein gültiges SEPA-Mandat, wenn Sie im Besitz einer gültigen schriftlichen Einzugsermächtigung sind. Andernfalls führen Sie SEPA-Basis-Lastschriften ohne gültiges Mandat aus. Dadurch akzeptieren Sie das Risiko einer 13-monatigen Rückgabemöglichkeit der SEPA-Lastschriften.

SEPA-Mandat

windata professional 8 erstellt für die gewählten Zahlungen SEPA-Mandate. Diese SEPA-Mandate müssen von den betreffenden Zahlungspflichtigen unterschrieben werden. Sie können Sie per eMail übertragen oder ausdrucken.
Anstelle neuer Mandate für jede konvertierte Lastschrift zu erstellen, kann an dieser Stelle gewählt werden, dass bereits vorhandene SEPA-Basislastschriftmandate verwendet werden sollen. Voraussetzung hierfür ist, dass die vorhandenen SEPA-Basislastschriftmandate einmalig und noch nicht verwendet oder wiederkehrend sind. Ebenfalls dürfen diese nicht abgelaufen sowie nicht gekündigt/widerrufen sein.
Wenn vorhandene SEPA-Mandate verwendet werden, wird von windata die richtige Sequenz für diese SEPA-Lastschrift verwendet.
Auf welchem Weg diese SEPA-Basislastschriftmandate in windata professional 8 gelangt sind ist hierfür egal. Folgende Wege stehen Ihnen zur Verfügung: SEPA-Mandat anlegen

Mandatsreferenz vergeben

Die Mandatsreferenz muss über den gesamten Bestand an SEPA-Mandaten eindeutig sein. windata professional 8 prüft diese Einmaligkeit beim Speichern von SEPA-Mandaten. Wenn SEPA-Mandate von windata professional 8 automatisch angelegt werden sollen, können verschiedene Optionen dazu angelegt werden: SEPA-Optionen

SEPA-Basis-Lastschriften

Nach erfolgreicher Konvertierung sind die Lastschriften nicht mehr unter dem bisherigen Menüpunkt "Lastschriften" zu finden. Diese Lastschriften sind nun im Menüpunkt SEPA-Basis-Lastschriften zu finden. Die angelegten Lastschriften wurden nun zu SEPA-Basis-Lastschriften konvertiert.

Nächste Schritte

Pre-Notification erstellen lassen und versenden
Erstellte SEPA-Lastschriften zur Bank übertragen

Weitere Links

TARGET2-Feiertage
EMail-Account in windata professional 8 einrichten
SEPA-Mandate exportieren