Pre-Notification

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Die Pre-Notification ist in der hier beschriebenen Form ab der windata-Version 8.7.0.11 verfügbar.

Allgemein

Die Beschreibung der Pre-Notification (Vorabinformation / Vorabankündigung) finden Sie hier.

Voraussetzungen

SEPA-Optionen

Zuerst muss festgelegt werden, ob die Pre-Notification von windata professional 8 erstellt und versandt werden soll. Diese Einstellung wird in den SEPA-Optionen definiert.
Alternativ besteht auch die Möglichkeit, den Inhalt der Pre-Notification auf z. B. der entsprechenden Rechnung abzudrucken. Beachten Sie hierbei bitte die vorgeschriebenen Bestandteile einer Pre-Notification!

Abhängig davon, welche Frist Sie mit Ihren Zahlungspflichtigen für die Pre-Notification vereinbart haben, muss diese in den SEPA-Optionen von windata professional 8 hinterlegt werden. Im Standard sind 14 Tage vordefiniert. Das entspricht dem Standard, wenn Sie keine anderen Fristen vereinbaren.
Mit der hier hinterlegten Frist wird windata die erzeugten Pre-Notification als fällig ausweisen.

SEPA-Lastschrift anlegen

windata professional 8 kann Vorabinformationen / Pre-Notification nur erzeugen, wenn die entsprechenden SEPA-Lastschriften in windata angelegt sind. Erst zu diesem Zeitpunkt kann windata professional 8 auf die notwendigen Details zugreifen und kennt den Ausführungstag.
SEPA-Lastschriften können manuell (SEPA-Basislastschrift & SEPA-Firmennlastschrift) erfasst oder auch importiert (manuell bzw. automatisch) werden.

Stammdatenpflege

Alleine auf Grundlage von Lastschriften kann keine vollständige Pre-Notification erzeugt werden. In einer Zahlung ist beispielsweise keine Anschrift oder eine eMail-Adresse des Zahlungspflichtigen enthalten. Mindestens eine dieser zwei Angaben ist allerdings alleine schon für die erfolgreiche Zustellung der Pre-Notification notwendig. Daher empfiehlt sich eine gewissenhafte Stammdatenpflege in windata.
Nach erfolgreicher Erfassung / erfolgreichem Import von SEPA-Lastschriften, sollten die angelegten Zahlungspflichtigen um die Anschrift sowie ggf. um die eMail-Adresse ergänzt werden.
Diese Datenanreicherung kann in windata professional 8 über einen speziellen Import ohne großen manuellen Aufwand realisiert werden.

Hinweis auf fällige Pre-Notification beim Programmstart

Im Rahmen der Ausführungs- und Zahlungserinnerung beim Programmstart werden auch fällige Pre-Notifications angezeigt und zur Übertragung angeboten:

RTENOTITLE

Im vorliegenden Beispiel wird eine fällige Pre-Notification aufgeführt. Die dazugehörige SEPA-Lastschrift wird ab dem frühesten Fälligkeitstag, bzw. dem hinterlegten Tag, zur Übertragung angeboten.

Aufruf

Die Funktion der Pre-Notification wird über das Menü Mandat/Pre-Notification - Pre-Notification aufgerufen:

Pre-Notification / Vorabinformation

Übersicht aller angelegten Pre-Notifications

Alle von windata professional 8 angelegten Pre-Notification können hier aufgerufen werden:

Pre-Notificaton / Vorabinformation

In der vorliegenden Ansicht ist die Frist für Anschreiben in den SEPA-Optionen auf fünf Tage vor Fälligkeitsdatum definiert.
Unten kann das Datum festgelegt werden, bis zu welchem Lastschriftfälligkeitstermin alle zugehörigen Vorabinformationen angezeigt werden sollen. Somit werden alle angelegten Pre-Notification, welche noch nicht die hinterlegten Tage vor Fälligkeitsdatum erreicht haben, ausgeblendet.

Versand von Pre-Notifications

Unten rechts wird ausgewählt, ob diese markierten Pre-Notification

  • direkt per eMail versandt
  • ausgedruckt
  • als PDF gespeichert

werden sollen.

Versand per eMail

Beim Versand per eMail werden alle ausgewählten Pre-Notification in der nächsten Ansicht aufgeführt:

Versand von Pre-Notificaton

Weitere Funktionen in dieser Ansicht:

  • Eigenschaften: Hier können zu den einzelnen Empfängern kurzfristig eMail-Adressen erfasst bzw. geändert werden.
Hinweis: Diese Änderung gilt nur für den einen Versand von Pre-Notifications, diese eMail-Adresse wird nicht in den Stammdaten von windata gespeichert. Hierzu müssen die Stammdaten unter Zahlungspflichtige geändert werden.
  • E-Mail-Konto: Hier können die Details zum angelegten eMail-Benutzerkonto angepasst werden. Ebenfalls kann an dieser Stelle eine cc-eMail hinterlegt werden. So kann eine Kopie der versandten Pre-Notification-Nachricht parallel an eine eigene eMail-Adresse versandt werden.
  • Einstellungen: Hier kann ebenfalls eine cc-eMail hinterlegt werden. Hier wird automatisch diese aus dem Punkt E-Mail-Konto nebenan übernommen bzw. überschrieben.
Zusätzlich kann an dieser Stelle der Inhalt der eMail-Nachricht editiert werden:
  • Betreff: Als Standardvorgabe ist als Betreff der Wert - SEPA Pre-Notification - gesetzt. Dieser Text kann beliebig geändert werden.
  • Text: Der allgemeine Text kann ebenfalls editiert und individualisiert werden. Im Standard wird folgender Text ausgegeben:
Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei erhalten Sie die Pre-Notification zu einer anstehenden SEPA-Lastschrift. Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Anhang.
Mit freundlichen Grüßen
Im Anhang der eMail erhält der Empfänger eine PDF-Datei, welche die Pre-Notification ist.

eMail-Text der Pre-Notification ändern

Die Pre-Notification an sich wird als PDF-Datei in windata erzeugt und kann nicht geändert werden. Allerdings kann der Betreff sowie der Text in der eMail, welche versandt wird, angepasst werden:

eMail-Text und CC-Empfänger für Pre-Notification-Nachricht

Zusätzlich kann an dieser Stelle der CC-Empfänger der eMail hinterlegt werden, z. B. einen eigenen Posteingang um eine Kopie der Nachricht im eigenen DMS, z. B. ELO, zu archivieren.

Als PDF speichern

Beliebig viele Pre-Notification können in windata professional 8 auch in einem Arbeitsschritt als PDF-Datei in einen beliebigen Ordner gespeichert werden. Im Dateinamen der einzelnen PDF-Dateien wird hierbei immer die Kundennummer des einzelnen Zahlungspflichtigen mit angegeben, so dass eine automatisierte Weiterverarbeitung möglich ist.

Voraussetzung: Beim Zahlungspflichtigen muss eine Kundennummer hinterlegt sein.

Der Speicherpfad kann beim Abspeichern festgelegt werden:

Pfad für Pre-Notifications definieren

Nächste Schritte

Übertragene Pre-Notifications in der Statistik jederzeit wieder einsehen
SEPA-Lastschriften zur Bank übertragen

Weitere Links

TARGET2-Feiertage
EMail-Account in windata professional 8 einrichten