SEPA-Optionen

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Optionen zur Verwaltung von SEPA-Lastschriften

Hier können verschiedene Einstellungen hinterlegt werden:

  • Nach welcher Logik Mandatsreferenznummern automatisch vergeben werden sollen
  • Welche Frist für die Pre-Notification mit den Kunden vereinbart wurde
  • Ob die Namensergänzung aus dem Stammdaten der Zahlungspflichtigen mit in die Pre-Notification, die Umwidmung sowie das SEPA-Mandat mit einfließen soll
  • Wieviele Tage vor Fälligkeit SEPA-Lastschriften zur Übertragung als fällig angezeigt werden sollen
  • Welche Cut-Off-Zeiten bei den hinterlegten Banken gelten
  • Welcher Termin standardmäßig bei SEPA-Lastschriften erfasst werden soll
  • Welche Vorlauffrist für SEPA-Firmen-Lastschriften bei der Einreichung per EBICS berücksichtigt werden soll

Aufruf

Die SEPA-Optionen können im windata-Menü unter Mandat/Pre-Notificaton aufgerufen werden:

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Hinweis: Wenn die Pre-Notification in windata professional 8 nicht aktiviert ist, heißt dieser Punkt nur Mandat.

SEPA 3.0 aktivieren

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Hier kann die Erstellung von SEPA-Dateien im neuen Format SEPA 3.0 (ab 21.11.2016 von den meisten Kreditinstituten akzeptiert) aktiviert werden.

Mandatsreferenz vergeben

Die Mandatsreferenz muss über den gesamten Bestand an SEPA-Mandaten eindeutig sein. windata professional 8 prüft diese Einmaligkeit beim Speichern von Mandaten. Wenn Mandate von windata professional 8, z. B. im Zuge der Konvertierung von Lastschriften, automatisch angelegt werden sollen, können hier die Vorgaben für diese neuen Mandatsreferenznummern hinterlegt werden:

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Unter den möglichen Optionen wird ein Beispiel der daraus resultierenden Mandatsreferenz angezeigt.

Kürzel
Hier kann jeder Mandatsreferenznummer ein fester Wert, ein Präfix, vorangestellt werden. Beispielsweise können Vereine so Mandatsreferenznummern nach einzelnen Abteilungen erstellen. Im vorliegenden Beispiel: Musik

Hinweis: Dieses Kürzel ist auf max. 10 Stellen begrenzt - die Gesamtlänge der Mandatsreferenz darf in Kombination mit den weiteren verfügbaren Variablen nicht überschritten werden.

Kunden-Nr.
Hier kann festgelegt werden, dass die in den Eigenschaften des Zahlungspflichtigen angelegte Kundennummer mit in die Mandatsreferenz aufgenommen werden soll. Vorausgesetzt diese ist in den Stammdaten des Zahlungspflichtigen vorhanden.
Zähler
Hier kann festgelegt werden, ab welcher Zahl mit der Nummerierung von SEPA-Mandaten begonnen werden soll. Der Zähler nummeriert fortlaufend, beginnend mit einem beliebigen Wert. Im vorliegenden Beispiel wurde der Startwert 1000 gewählt. Ein Startwert mit führenden Nullen bewirkt ebenfalls, dass der fortlaufende Zähler immer die selbe Länge aufweist (solange möglich). Wird der maximal mögliche Wert, hier 99999 überschritten, wird automatisch eine weitere Stelle hinzugefügt.

Hinweis: Der Zähler wird der Mandatsreferenz nur zugefügt, wenn diese andernfalls doppelt im windata-System vorhanden wäre.

Datum
Hier kann festgelegt werden, dass das aktuelle Datum (am Erstelltag) mit in die Mandatsreferenznummer aufgenommen wird.

Hinweis: Wird eine Kombination an Variablen gewählt, welche in Summe die maximale Länge der Mandatsreferenznummer von 35 Zeichen übersteigt, werden alle überschüssigen Zeichen abgeschnitten.

COR1

Bei der Erfassung von SEPA-Basislastschriften ist die verkürzte Vorlauffrist COR1 Vorgabe:

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Hinweis: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn SEPA 3.0 nicht aktiviert ist.

Pre-Notification

Die Beschreibung der Pre-Notification (Vorabinformation / Vorabankündigung) finden Sie hier.

Die Funktion der Pre-Notification (Vorabinformation / Vorabankündigung) finden Sie hier beschrieben.

Zuerst muss festgelegt werden, ob die Pre-Notification von windata professional 8 erstellt und versandt werden soll. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, den Inhalt der Pre-Notification auf z. B. der entsprechenden Rechnung abzudrucken. Beachten Sie hierbei bitte die vorgeschriebenen Bestandteile einer Pre-Notification!

Abhängig davon, welche Frist Sie mit Ihren Zahlungspflichtigen für die Pre-Notification vereinbart haben, muss diese in der folgenden Ansicht hinterlegt werden. Im Standard sind 14 Tage vordefiniert. Das entspricht dem Standard, wenn Sie keine anderen Fristen mit Ihren Kunden vereinbaren.

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Namensergänzung

Hier wird definiert, ob die Namensergänzung aus den Stammdaten der Zahlungspflichtigen in den Anschreiben für SEPA-Mandate, Umwidmungen und Vorabinformationen verwendet werden soll.

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Diese Namensergänzung kann auf Wunsch und bei Bedarf ebenfalls zum vorhandenen Datenbestand hinzuimportiert werden.

Ausgabe von SEPA-Lastschriften

Hier kann definiert werden, wie viele Tage vor der Fälligkeit die angelegten SEPA-Lastschriften zur Übertragung angeboten werden:

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Hinweise:

Je nach Einstellung werden die angelegten SEPA-Lastschriften X Tage vor Fälligkeit zur Übertragung angeboten.
Wie viele Tage vor Fälligkeit Ihre Bank diese SEPA-Lastschriften per HBCI annimmt, sehen Sie hier.

Cut-Off der Banken und Sparkassen

Hier kann die Annahmezeit von SEPA-Lastschriften bei Banken und Sparkassen hinterlegt werden. Bei Abweichungen der Zeiten unter den einzelnen Kreditinstituten, bei welchen Sie SEPA-Lastschriften einreichen, sollte Ihre Hauptbankverbindung hinterlegt werden. Es ist aus praktischen Gründen nur eine Anlage möglich, nicht explizit je Konto.
Ist die angelegte Zeit überschritten (Orientierung an Ihrer windows-Systemzeit), wird der Fälligkeitstermin der SEPA-Lastschrift automatisch um einen Tag erhöht.

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Da viele Sparkassen (nicht alle! - bitte beim Bankberater erfragen) die Fälligkeitstermine selbst anpassen, kann diese Option für Sparkassenkonten ausgeklammert werden.

Fälligkeitstermin anpassen

Den Fälligkeitstermin auf den nächsten Werktag verschieben, wenn er auf einen TARGET2-Feiertag fällt.

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Hinweis: Viele Banken passen den Ausführungstermin automatisch an. Andere Bankrechenzentren verlangen korrekte TARGET2-Tage in den SEPA-Dateien. Mit dieser Option passt windata die Fälligkeitstage, sollten diese auf einen Target2-Feiertag fallen, automatisch an.

Erfassung von SEPA-Lastschriften

  • Der Ausführungstermin (späteste Ausführung am ...) bezeichnet den Termin, an welchem die SEPA-Lastschrift zur Bank übertragen wird.
  • Der Fälligkeitstermin (Fällig am ...) bezeichnet den Termin, an welchem die SEPA-Lastschrift beim Zahlungspflichtigen belastet werden wird. Dieser Termin muss mit den Angaben in der Pre-Notification übereinstimmen.
Der jeweils andere Termin wird von windata professional 8 unter Berücksichtigung der aktuellen TARGET2-Feiertage errechnet.
Als Vorlauffrist für SEPA-Firmenlastschriften ist im Standard der Wert hinterlegt, welche von der jeweiligen Bank in der BPD geliefert wird. Falls hier andere Informationen erfasst werden, werden diese individuellen Einstellungen bei der Ausführung per HBCI nicht berücksichtigt. Diese Einstellung findet nur bei der Ausführung per EBICS sowie Zahlungsverkehrsdatei erstellen Verwendung.

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Weitere Links

SEPA-Basis-Lastschriften