Abbuchungsaufträge in SEPA-Lastschriften konvertieren

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Diese Funktion ist seit dem 01.08.2014 aufgrund SEPA in windata nicht mehr vorhanden.

Einleitung

Über diese Konverterfunktion können in windata professional 8 angelegte Abbuchungsaufträge in SEPA-Basis-Lastschriften oder SEPA-Firmen-Lastschriften konvertiert werden. Somit müssen nicht alle Lastschriften als SEPA-Lastschriften neu erfasst werden.

Vorbereitung / Stammdatenpflege

Um Abbuchungsaufträge in SEPA-Lastschriften konvertieren zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden. Diese Voraussetzungen werden von Ihrem kontoführenden Kreditinstitut für die erfolgreiche Ausführung von SEPA-Lastschriften verlangt:

- Zu jedem Zahlungspflichtigen muss eine Gläubiger-ID hinterlegt sein. Informationen zur Erfassung der Gläubiger-ID in windata professional 8 sind in den Eigenschaften des Zahlungspflichtigen oder alternativ kann diese auch beim Auftraggeberkonto hinterlegt werden.
- Für jede SEPA-Lastschrift muss ein SEPA-Lastschriftmandat mit eindeutiger ID vorhanden sein.
- Es gibt zwei Möglichkeiten, wie windata professional 8 das erzeugte Mandat ausgeben kann:
  • Drucken, z. B. auf einen Geschäftspapierbriefbogen
  • Versand per eMail

Für den Druck auf einen Geschäftspapierbriefbogen empfiehlt sich die vollständige Erfassung der Anschrift des Zahlungspflichtigen. Andernfalls muss die Anschrift in einem späteren Druckvorgang ergänzt werden.
Für den Versand per eMail ist die eMail-Adresse in den Eigenschaften des Zahlungspflichtigen Voraussetzung.

Damit diese Daten nicht manuell erfasst werden müssen, bietet windata professional 8 hierfür einen Datenimport an.
Voraussetzung: Es muss eine txt-Datei oder CSV-Datei vorhanden sein, in welcher die zu importierenden Daten sowie die Kombination Kontonummer / Bankleitzahl bzw. IBAN und BIC beinhaltet ist. Nur so kann windata professional 8 eine eindeutige Zuordnung treffen.

SEPA-Konverter

Mit windata professional 8 können alle angelegten Abbuchungsaufträge in SEPA-Lastschriften konvertiert werden. Um Abbuchungsaufträge, welche beispielsweise in Form von DTAUS-Dateien oder in anderer Form vorliegen, zu konvertieren, müssen diese zuerst importiert werden.
Um die in windata professional 8 angelegten Abbuchungsaufträge in SEPA-Basis-Lastschriften oder SEPA-Firmen-Lastschriften zu konvertieren, bietet windata professional 8 eine entsprechende Konverterfunktion:

RTENOTITLE

Haftungsausschluss

Bevor windata professional 8 eine Konvertierung den angelegten Abbuchungsaufträge durchführen kann, muss folgender Hinweistext bestätigt werden:

RTENOTITLE

Konvertierung von gespeicherten Abbuchungsaufträgen

Mit dieser Funktion werden vorhandene Zahlungsaufträge (nationales Format) in das neue SEPA-Format konvertiert.
Folgende Änderungen werden durchgeführt:

  • Nationale Bankverbindungen werden in das SEPA-Format (IBAN und BIC) geändert.
Bei Inlandskonten (nationale Bankverbindungen) erfolgt eine automatische Umrechnung von Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC.
  • Nach der Konvertierung stehen die Zahlungen nicht mehr im nationalen (bisherigen) Format zur Verfügung.
Die Zahlungsaufträge werden nach der automatischen Konvertierung als SEPA-Zahlungen gespeichert und müssen auch als SEPA-Zahlungen ausgeführt werden.
  • Verwendungszweckinformationen können verloren gehen.
Das SEPA-Format unterstützt nur noch 4 Verwendungszweckzeilen zu je 35 Zeichen. Wurden im zu konvertierenden, nationalen Zahlungsauftrag mehr als 4 Verwendungszweckzeilen genutzt, werden diese bei der Konvertierung abgeschnitten.

Wichtige Hinweise:
Bitte beachten Sie, dass die windata GmbH & Co. KG keine Gewähr für eine korrekte Umrechnung der nationalen Bankverbindungen in IBAN und BIC geben kann, da vereinzelte Kreditinstitute von den allgemeinen, veröffentlichten Umrechnungsmethoden (Standard 13616 der International Organization for Standardization (ISO)) zur Berechnung von der IBAN aus Kontonummer und Bankleitzahl abweichende Verfahren verwenden.
Bitte prüfen Sie vor der Ausführung der Zahlungen, ob die automatisch ermittelten Daten (IBAN und BIC) korrekt sind und ob die übernommenen Verwendungszweckangaben ausreichend sind. Während des Konvertiervorgangs müssen alle Instanzen von windata professional (z. B. im Netzwerkbetrieb) geschlossen werden. Bitte stellen Sie auch sicher, dass während der Konvertierung windata professional nicht auf einem anderen Netzwerkarbeitsplatz geöffnet wird. Je nach Datenvolumen kann die Konvertierung einige Minuten in Anspruch nehmen.
Voraussetzung: Mindestens eine Gläubiger-ID muss in windata professional 8 gespeichert sein. Andernfalls wird folgende Hinweismeldung angezeigt: RTENOTITLE
Sie können Ihre Lastschriften erst konvertieren, wenn Sie von der Bundesbank eine Gläubiger-ID erhalten haben! Details zur Gläubiger-ID finden Sie im Menü unter Stammdaten / Gläubiger-ID
MANDATE: Bitte beachten Sie, dass bei der Konvertierung von Abbuchungsaufträgen in SEPA-Firmenlastschriften keine Umwidmung (Übernahme des bestehenden Abbuchungsauftrags als SEPA-Mandat) möglich ist. Bei SEPA-Firmenlastschriften ist die Erstellung von neuen SEPA-Firmenlastschriftmandaten zwingend erforderlich. Alternativ ist es möglich, die Abbuchungsaufträge nicht in SEPA-Firmenlastschriften, sondern in SEPA-Basislastschriften umzuwandeln. Auch hier ist die Übernahme des bestehenden Abbuchungsauftrages als SEPA-Basislastschriftmandat nicht möglich. Es müssen neue SEPA-Basislastschriftmandate generiert werden.

Mit dem Klick auf "Weiter" prüft windata professional 8, ob die notwendigen Systemvoraussetzungen für die Konvertierung vorhanden sind. Um die SEPA-Konvertierung sowie den eMail-Versand der Pre-Notification ausführen zu können, haben Sie mit dem Update auf die windata-Version 8.6.0.0 einige neue Funktionen erhalten. Ggf. müssen diese neuen Funktionen auf Ihrem System registriert werden.

Übersicht der angelegten Zahlungen

Nach erfolgreicher Bestätigung des Haftungsausschlusshinweises sowie der notwendigen Voraussetzungen wird folgende Übersicht der angelegten Abbuchungsaufträge angezeigt:

RTENOTITLE

Diese Abbuchungsaufträge können nun in SEPA-Lastschriften konvertiert werden.
HINWEIS: Die Option "Leere Bestände löschen" ist nur vorhanden, wenn Zahlungen in Bestände organisiert sind.

Neue Mandate erstellen

Hier kann ausgewählt werden, wie mit den einzelnen Abbuchungsaufträgen verfahren werden soll (Mehrfachmarkierungen sind möglich). Jede Möglichkeit muss mit eine Klick auf den Button "Konvertieren" bestätigt werden:

- SEPA-Basis-Lastschriften
- SEPA-Firmen-Lastschriften
  • SEPA-Mandat
windata erstellt für die gewählten Zahlungen neue SEPA-Mandate. Diese SEPA-Mandate müssen von den betreffenden Zahlungspflichtigen unterschrieben werden. Sie können Sie per eMail übertragen oder ausdrucken.

vorhandene SEPA-Mandate verwenden

Anstelle neuer Mandate für jede konvertierte Lastschrift zu erstellen, kann an dieser Stelle gewählt werden, dass bereits vorhandene SEPA-Basis-Lastschriftmandate bzw. SEPA-Firmen-Lastschriftmandate verwendet werden sollen. Voraussetzung hierfür ist, dass die vorhandenen SEPA-Mandate einmalig und noch nicht verwendet oder wiederkehrend sind. Ebenfalls dürfen diese nicht abgelaufen sowie nicht gekündigt/widerrufen sein.
Wenn an dieser Stelle die SEPA-Mandate erstellt, oder bereits vorhandene aus windata verwendet werden, wird von windata die richtige Sequenz für diese SEPA-Lastschriften verwendet.

Mandatsreferenz vergeben

Die Mandatsreferenz muss über den gesamten Bestand an SEPA-Mandaten eindeutig sein. windata professional 8 prüft diese Einmaligkeit beim Speichern von SEPA-Mandaten. Wenn SEPA-Mandate von windata professional 8 automatisch angelegt werden sollen, können verschiedene Optionen dazu angelegt werden: SEPA-Optionen

SEPA-Basis-Lastschriften

Nach erfolgreicher Konvertierung sind die Abbuchungsaufträge nicht mehr unter dem bisherigen Menüpunkt "Abbuchungsaufträge" zu finden. Diese Abbuchungsaufträge sind nun im Menüpunkt SEPA-Basis-Lastschriften zu finden. Die angelegten Abbuchungsaufträge wurden nun zu SEPA-Basis-Lastschriften konvertiert.

SEPA-Firmen-Lastschriften

Nach erfolgreicher Konvertierung sind die Abbuchungsaufträge nicht mehr unter dem bisherigen Menüpunkt "Abbuchungsaufträge" zu finden. Diese Abbuchungsaufträge sind nun im Menüpunkt SEPA-Firmen-Lastschriften zu finden. Die angelegten Abbuchungsaufträge wurden nun zu SEPA-Firmen-Lastschriften konvertiert.

Pre-Notification

Die Beschreibung der Pre-Notification (Vorabinformation / Vorabankündigung) finden Sie hier.

Zuerst muss festgelegt werden, ob die Pre-Notification von windata professional 8 erstellt und versandt werden soll. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, den Inhalt der Pre-Notification auf z. B. der entsprechenden Rechnung abzudrucken. Beachten Sie hierbei bitte die vorgeschriebenen Bestandteile einer Pre-Notification!

Abhängig davon, welche Frist Sie mit Ihren Zahlungspflichtigen für die Pre-Notification vereinbart haben, muss diese in den SEPA-Optionen von windata professional 8 hinterlegt werden. Im Standard sind 14 Tage vordefiniert. Das entspricht dem Standard, wenn Sie keine anderen Fristen vereinbaren.

Alle von windata professional 8 angelegten Pre-Notification können hier aufgerufen werden:

RTENOTITLE

In der vorliegenden Ansicht ist die Frist für Anschreiben auf fünf Tage vor Fälligkeitsdatum definiert.
Über die Auswahlbox kann festgelegt werden, dass nur die fälligen Vorabinformationen angezeigt werden.
Über den Button "Ansicht" können einzelne Spalten eingefügt oder ausgeblendet werden.
Über den Button "Versenden per ..." können diese Pre-Notification direkt per eMail versandt oder ausgedruckt werden.

Weitere Links

TARGET2-Feiertage
eMail-Account in windata professional 8 einrichten
SEPA-Optionen