Pre-Notification: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 20. Mai 2019, 08:49 Uhr

Die Pre-Notification ist in der hier beschriebenen Form ab der windata-Version 8.7.0.11 verfügbar.

Allgemein

Die Beschreibung der Pre-Notification (Vorabinformation / Vorabankündigung) finden Sie hier.

Voraussetzungen

SEPA-Optionen

Zuerst muss festgelegt werden, ob die Pre-Notification von windata professional 8 erstellt und versandt werden soll. Diese Einstellung wird in den SEPA-Optionen definiert.
Alternativ besteht auch die Möglichkeit, den Inhalt der Pre-Notification auf z. B. der entsprechenden Rechnung abzudrucken. Beachten Sie hierbei bitte die vorgeschriebenen Bestandteile einer Pre-Notification!

Abhängig davon, welche Frist Sie mit Ihren Zahlungspflichtigen für die Pre-Notification vereinbart haben, muss diese in den SEPA-Optionen von windata professional 8 hinterlegt werden. Im Standard sind 14 Tage vordefiniert. Das entspricht dem Standard, wenn Sie keine anderen Fristen vereinbaren.
Mit der hier hinterlegten Frist wird windata die erzeugten Pre-Notification als fällig ausweisen.

SEPA-Lastschrift anlegen

windata professional 8 kann Vorabinformationen / Pre-Notification nur erzeugen, wenn die entsprechenden SEPA-Lastschriften in windata angelegt sind. Erst zu diesem Zeitpunkt kann windata professional 8 auf die notwendigen Details zugreifen und kennt den Ausführungstag.
SEPA-Lastschriften können manuell (SEPA-Basislastschrift & SEPA-Firmennlastschrift) erfasst oder auch importiert (manuell bzw. automatisch) werden.

Stammdatenpflege

Alleine auf Grundlage von Lastschriften kann keine vollständige Pre-Notification erzeugt werden. In einer Zahlung ist beispielsweise keine Anschrift oder eine E-Mail-Adresse des Zahlungspflichtigen enthalten. Mindestens eine dieser zwei Angaben ist allerdings alleine schon für die erfolgreiche Zustellung der Pre-Notification notwendig. Daher empfiehlt sich eine gewissenhafte Stammdatenpflege in windata.
Nach erfolgreicher Erfassung / erfolgreichem Import von SEPA-Lastschriften, sollten die angelegten Zahlungspflichtigen um die Anschrift sowie ggf. um die E-Mail-Adresse ergänzt werden.
Diese Datenanreicherung kann in windata professional 8 über einen speziellen Import ohne großen manuellen Aufwand realisiert werden.

Hinweis auf fällige Pre-Notification beim Programmstart

Im Rahmen der Ausführungs- und Zahlungserinnerung beim Programmstart werden auch fällige Pre-Notifications angezeigt und zur Übertragung angeboten:

Im vorliegenden Beispiel wird eine fällige Pre-Notification aufgeführt. Die dazugehörige SEPA-Lastschrift wird ab dem frühesten Fälligkeitstag, bzw. dem hinterlegten Tag, zur Übertragung angeboten.

Aufruf

Die Funktion der Pre-Notification wird über das Menü Mandat/Pre-Notification - Pre-Notification aufgerufen:

Übersicht aller angelegten Pre-Notifications

Alle von windata professional 8 angelegten Pre-Notification können hier aufgerufen werden:

In der vorliegenden Ansicht ist die Frist für Anschreiben in den SEPA-Optionen auf fünf Tage vor Fälligkeitsdatum definiert.
Unten kann das Datum festgelegt werden, bis zu welchem Lastschriftfälligkeitstermin alle zugehörigen Vorabinformationen angezeigt werden sollen. Somit werden alle angelegten Pre-Notification, welche noch nicht die hinterlegten Tage vor Fälligkeitsdatum erreicht haben, ausgeblendet.

Versand von Pre-Notifications

Unten rechts wird ausgewählt, ob diese markierten Pre-Notification

direkt per E-Mail versandt
ausgedruckt
als PDF gespeichert

werden sollen.

Versand per E-Mail

Beim Versand per E-Mail werden alle ausgewählten Pre-Notification in der nächsten Ansicht aufgeführt:

Weitere Funktionen in dieser Ansicht:

Eigenschaften: Hier können zu den einzelnen Empfängern kurzfristig E-Mail-Adressen erfasst bzw. geändert werden.

Hinweis: Diese Änderung gilt nur für den einen Versand von Pre-Notifications, diese E-Mail-Adresse wird nicht in den Stammdaten von windata gespeichert. Hierzu müssen die Stammdaten unter Zahlungspflichtige geändert werden.

E-Mail-Konto: Hier können die Details zum angelegten E-Mail-Benutzerkonto angepasst werden. Ebenfalls kann an dieser Stelle eine cc-E-Mail hinterlegt werden. So kann eine Kopie der versandten Pre-Notification-Nachricht parallel an eine eigene E-Mail-Adresse versandt werden.
Einstellungen: Hier kann ebenfalls eine cc-E-Mail hinterlegt werden. Hier wird automatisch diese aus dem Punkt E-Mail-Konto nebenan übernommen bzw. überschrieben.

Zusätzlich kann an dieser Stelle der Inhalt der E-Mail-Nachricht editiert werden:

Betreff: Als Standardvorgabe ist als Betreff der Wert - SEPA Pre-Notification - gesetzt. Dieser Text kann beliebig geändert werden.
Text: Der allgemeine Text kann ebenfalls editiert und individualisiert werden. Im Standard wird folgender Text ausgegeben:

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei erhalten Sie die Pre-Notification zu einer anstehenden SEPA-Lastschrift. Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Anhang.

Mit freundlichen Grüßen

Im Anhang der E-Mail erhält der Empfänger eine PDF-Datei, welche die Pre-Notification ist.

E-Mail-Text der Pre-Notification ändern

Die Pre-Notification an sich wird als PDF-Datei in windata erzeugt und kann nicht geändert werden. Allerdings kann der Betreff sowie der Text in der E-Mail, welche versandt wird, angepasst werden:

Zusätzlich kann an dieser Stelle der CC-Empfänger der E-Mail hinterlegt werden, z. B. einen eigenen Posteingang um eine Kopie der Nachricht im eigenen DMS, z. B. ELO, zu archivieren.

Als PDF speichern

Beliebig viele Pre-Notification können in windata professional 8 auch in einem Arbeitsschritt als PDF-Datei in einen beliebigen Ordner gespeichert werden. Im Dateinamen der einzelnen PDF-Dateien wird hierbei immer die Kundennummer des einzelnen Zahlungspflichtigen mit angegeben, so dass eine automatisierte Weiterverarbeitung möglich ist.

Voraussetzung: Beim Zahlungspflichtigen muss eine Kundennummer hinterlegt sein.

Der Speicherpfad kann beim Abspeichern festgelegt werden:

Nächste Schritte

Übertragene Pre-Notifications in der Statistik jederzeit wieder einsehen
SEPA-Lastschriften zur Bank übertragen

Weitere Links

TARGET2-Feiertage
E-Mail-Account in windata professional 8 einrichten

@@ Zeile 1: / Zeile 1: @@
-==Pre-Notification==
+<div class="mw-parser-output">&nbsp;
+Die Pre-Notification ist in der hier beschriebenen Form ab der windata-Version 8.7.0.11 verfügbar.
-Die Beschreibung der Pre-Notification (Vorabinformation / Vorabankündigung) finden Sie [[SEPA_-_Begriffe_und_Erkl%C3%A4rungen#Benachrichtigung_.28Pre-Notification.29_des_Zahlungspflichtigen|'''''hier''''']].
+== Allgemein ==
-Zuerst muss festgelegt werden, ob die Pre-Notification von windata professional 8 erstellt und versandt werden soll. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, den Inhalt der Pre-Notification auf z. B. der entsprechenden Rechnung abzudrucken. Beachten Sie hierbei bitte die [[SEPA_-_Begriffe_und_Erkl%C3%A4rungen#Benachrichtigung_.28Pre-Notification.29_des_Zahlungspflichtigen|'''''vorgeschriebenen Bestandteile''''']] einer Pre-Notification!
+Die Beschreibung der Pre-Notification (Vorabinformation / Vorabankündigung) finden Sie [[SEPA_-_Begriffe_und_Erklärungen#Benachrichtigung_.28Pre-Notification.29_des_Zahlungspflichtigen|'''''hier''''']].
-Abhängig davon, welche Frist Sie mit Ihren Zahlungspflichtigen für die Pre-Notification vereinbart haben, muss diese in den [[SEPA-Optionen#Pre-Notification|'''''SEPA-Optionen''''']] von windata professional 8 hinterlegt werden. Im Standard sind 14 Tage vordefiniert. Das entspricht dem Standard, wenn Sie keine anderen Fristen vereinbaren.
+== Voraussetzungen ==
+=== SEPA-Optionen ===
+Zuerst muss festgelegt werden, ob die Pre-Notification von windata professional 8 erstellt und versandt werden soll. Diese Einstellung wird in den [[SEPA-Optionen#Pre-Notification|'''''SEPA-Optionen''''']] definiert.<br/> Alternativ besteht auch die Möglichkeit, den Inhalt der Pre-Notification auf z. B. der entsprechenden Rechnung abzudrucken. Beachten Sie hierbei bitte die [[SEPA_-_Begriffe_und_Erklärungen#Benachrichtigung_.28Pre-Notification.29_des_Zahlungspflichtigen|'''''vorgeschriebenen Bestandteile''''']] einer Pre-Notification!
+Abhängig davon, welche Frist Sie mit Ihren Zahlungspflichtigen für die Pre-Notification vereinbart haben, muss diese in den [[SEPA-Optionen#Pre-Notification|'''''SEPA-Optionen''''']] von windata professional 8 hinterlegt werden. Im Standard sind 14 Tage vordefiniert. Das entspricht dem Standard, wenn Sie keine anderen Fristen vereinbaren.<br/> Mit der hier hinterlegten Frist wird windata die erzeugten Pre-Notification als fällig ausweisen.
+=== SEPA-Lastschrift anlegen ===
+windata professional 8 kann Vorabinformationen / Pre-Notification nur erzeugen, wenn die entsprechenden SEPA-Lastschriften in windata angelegt sind. Erst zu diesem Zeitpunkt kann windata professional 8 auf die notwendigen Details zugreifen und kennt den Ausführungstag.<br/> SEPA-Lastschriften können manuell (SEPA-Basislastschrift & SEPA-Firmennlastschrift) erfasst oder auch importiert (manuell bzw. automatisch) werden.
+<div class="mw-parser-output">
+=== Stammdatenpflege ===
+Alleine auf Grundlage von Lastschriften kann keine vollständige Pre-Notification erzeugt werden. In einer Zahlung ist beispielsweise keine Anschrift oder eine E-Mail-Adresse des Zahlungspflichtigen enthalten. Mindestens eine dieser zwei Angaben ist allerdings alleine schon für die erfolgreiche Zustellung der Pre-Notification notwendig. Daher empfiehlt sich eine gewissenhafte [[Lastschriften_in_SEPA-Basis-Lastschriften_konvertieren#Vorbereitung_.2F_Stammdatenpflege|'''''Stammdatenpflege''''']] in windata.<br/> Nach erfolgreicher Erfassung / erfolgreichem Import von SEPA-Lastschriften, sollten die angelegten Zahlungspflichtigen um die Anschrift sowie ggf. um die E-Mail-Adresse [[SEPA-Grundlagen_importieren|'''''ergänzt''''']] werden.<br/> Diese Datenanreicherung kann in windata professional 8 über einen speziellen [[SEPA-Grundlagen_importieren|'''''Import''''']] ohne großen manuellen Aufwand realisiert werden.
+</div>
+== Hinweis auf fällige Pre-Notification beim Programmstart ==
+Im Rahmen der [[Optionen#Zahlungs-_bzw._Ausf.C3.BChrungserinnerung_beim_Programmstart|'''''Ausführungs- und Zahlungserinnerung''''']] beim Programmstart werden auch fällige Pre-Notifications angezeigt und zur Übertragung angeboten:
+[[File:PreNotificationfaellig.png|RTENOTITLE]]
+Im vorliegenden Beispiel wird eine fällige Pre-Notification aufgeführt. Die dazugehörige SEPA-Lastschrift wird ab dem frühesten Fälligkeitstag, bzw. dem [[SEPA-Optionen#Ausgabe_von_SEPA-Lastschriften|'''''hinterlegten Tag''''']], zur Übertragung angeboten.
+== Aufruf ==
+Die Funktion der Pre-Notification wird über das Menü Mandat/Pre-Notification - Pre-Notification aufgerufen:
+[[File:MandatVorabinfo.png|Pre-Notification / Vorabinformation]]
+== Übersicht aller angelegten Pre-Notifications ==
 Alle von windata professional 8 angelegten Pre-Notification können hier aufgerufen werden:
-[[Datei:Pre-Notification.png]]
+[[File:Pre-Notification.png|Pre-Notificaton / Vorabinformation]]
+In der vorliegenden Ansicht ist die Frist für Anschreiben in den [[SEPA-Optionen#Pre-Notification|'''''SEPA-Optionen''''']] auf fünf Tage vor Fälligkeitsdatum definiert.<br/> Unten kann das Datum festgelegt werden, bis zu welchem Lastschriftfälligkeitstermin alle zugehörigen Vorabinformationen angezeigt werden sollen. Somit werden alle angelegten Pre-Notification, welche noch nicht die hinterlegten Tage vor Fälligkeitsdatum erreicht haben, ausgeblendet.
+<div class="mw-parser-output">
+== Versand von Pre-Notifications ==
+Unten rechts wird ausgewählt, ob diese markierten Pre-Notification
+*direkt per E-Mail versandt
+*ausgedruckt
+*als PDF gespeichert
+werden sollen.
+=== Versand per E-Mail ===
+Beim Versand per E-Mail werden alle ausgewählten Pre-Notification in der nächsten Ansicht aufgeführt:
+[[File:Pre-Notificationversand.png|Versand von Pre-Notificaton]]
+Weitere Funktionen in dieser Ansicht:
+*'''Eigenschaften:''' Hier können zu den einzelnen Empfängern kurzfristig E-Mail-Adressen erfasst bzw. geändert werden.
+:Hinweis: Diese Änderung gilt nur für den einen Versand von Pre-Notifications, diese E-Mail-Adresse wird nicht in den Stammdaten von windata gespeichert. Hierzu müssen die Stammdaten unter [[Zahlungspflichtige#Eigenschaften_eines_Zahlungspflichtigen|'''''Zahlungspflichtige''''']] geändert werden.
+*'''E-Mail-Konto:''' Hier können die Details zum angelegten [[EMail-Account_in_windata_professional_8_einrichten|'''''E-Mail-Benutzerkonto''''']] angepasst werden. Ebenfalls kann an dieser Stelle eine cc-E-Mail hinterlegt werden. So kann eine Kopie der versandten Pre-Notification-Nachricht parallel an eine eigene E-Mail-Adresse versandt werden.
+*'''Einstellungen:''' Hier kann ebenfalls eine cc-E-Mail hinterlegt werden. Hier wird automatisch diese aus dem Punkt E-Mail-Konto nebenan übernommen bzw. überschrieben.
+:Zusätzlich kann an dieser Stelle der Inhalt der E-Mail-Nachricht editiert werden:
+:*Betreff: Als Standardvorgabe ist als Betreff der Wert - SEPA Pre-Notification - gesetzt. Dieser Text kann beliebig geändert werden.
+:*Text: Der allgemeine Text kann ebenfalls editiert und individualisiert werden. Im Standard wird folgender Text ausgegeben:
+::Sehr geehrte Damen und Herren,
+::anbei erhalten Sie die Pre-Notification zu einer anstehenden SEPA-Lastschrift. Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Anhang.
+::Mit freundlichen Grüßen
+:Im Anhang der E-Mail erhält der Empfänger eine PDF-Datei, welche die Pre-Notification ist.
+==== E-Mail-Text der Pre-Notification ändern ====
+Die Pre-Notification an sich wird als PDF-Datei in windata erzeugt und kann nicht geändert werden. Allerdings kann der Betreff sowie der Text in der E-Mail, welche versandt wird, angepasst werden:
+[[File:Pre-NotificationversandEinstellung.png|eMail-Text und CC-Empfänger für Pre-Notification-Nachricht]]
+Zusätzlich kann an dieser Stelle der CC-Empfänger der E-Mail hinterlegt werden, z. B. einen eigenen Posteingang um eine Kopie der Nachricht im eigenen DMS, z. B. [[Windata_connect_for_ELO|'''''ELO''''']], zu archivieren.
+==== Als PDF speichern ====
+Beliebig viele Pre-Notification können in windata professional 8 auch in einem Arbeitsschritt als PDF-Datei in einen beliebigen Ordner gespeichert werden. Im Dateinamen der einzelnen PDF-Dateien wird hierbei immer die [[Zahlungspflichtige#Zusatz|'''''Kundennummer''''']] des einzelnen Zahlungspflichtigen mit angegeben, so dass eine automatisierte Weiterverarbeitung möglich ist.
+:Voraussetzung: Beim Zahlungspflichtigen muss eine [[Zahlungspflichtige#Zusatz|'''''Kundennummer''''']] hinterlegt sein.
+Der Speicherpfad kann beim Abspeichern festgelegt werden:
+[[File:Pre-Notificationspeichern.png|Pfad für Pre-Notifications definieren]]
+</div>
+== Nächste Schritte ==
+Übertragene Pre-Notifications in der '''''[[Übertragene_Pre-Notifications|Statistik]]''''' jederzeit wieder einsehen<br/> SEPA-Lastschriften zur Bank [[Zahlungen_übertragen|'''''übertragen''''']]
+<div class="mw-parser-output">
+== Weitere Links ==
-In der vorliegenden Ansicht ist die Frist für Anschreiben in den [[SEPA-Optionen#Pre-Notification|'''''SEPA-Optionen''''']] auf fünf Tage vor Fälligkeitsdatum definiert.<br>
+'''''[[TARGET2-Feiertage|TARGET2-Feiertage]]'''''<br/> '''''[[EMail-Account_in_windata_professional_8_einrichten|E-Mail-Account in windata professional 8 einrichten]]''''' </div>
-Über die Auswahlbox kann festgelegt werden, dass nur die fälligen Vorabinformationen angezeigt werden.<br>
+</div>
-Über den Button "Ansicht" können einzelne Spalten eingefügt oder ausgeblendet werden.<br>
+[[Category:SEPA]] [[Category:Programmfunktionen]] [[Category:Anleitungen]] [[Category:FAQ]]
-Über den Button "Versenden per ..." können diese Pre-Notification direkt per eMail versandt oder ausgedruckt werden:<br>
-[[Datei:Pre-Notificationversenden.png]]