Einstellungen zu Auftraggeberkonten

Vermerk: Im Folgenden wird von der aktuellsten Programmversion von windata ausgegangen. Falls Abweichungen zu Ihrer Version bestehen sollten, ist gegebenenfalls ein Update erforderlich.

Beschreibung

Um bestimmte Einstellungen wie z.B. Bankzugang, Meldepflicht oder die Bezeichnung eines Auftraggeber Kontos zu ändern, stehen über die Anwendungsmaske "Auftraggeber" verschiedenste Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Allgemeine Vorgehensweise

Die Einstellungen zu einem Auftraggeberkonto können über das Menü "Stammdaten / Auftraggeber" erreicht werden. Durch die Markierung eines Auftraggeberkontos und durch Auswahl der Schaltfläche "Eigenschaften" kann auf die Eigenschaftsparameter des Auftraggerkontos zugegriffen werden.

Im Fenster "Auftraggeber / Allgemein" sind unter anderem bankrelevante (Bankleitzahl, IBAN, BIC, Kontonummer) und sonstige kontenbezogene Adressdaten hinterlegt. Die bankrelevanten Daten werden meist schon nach der Einrichtung eines HBCI oder EBICS Kontaktes entsprechend gefüllt. Dabei ist darauf zu achten, dass alle mit dem "*" markierten Felder Pflichtfelder sind. Diese müssen also immer zwingend ausgefüllt werden, falls dies nicht schon gefüllt sind. Sinnvoll ist es in diesem Zusammenhang die Kontobezeichnung anzupassen, um bei vielen Auftraggeberkonten den Überblick nicht zu verlieren. Dies kann allerdings auch schon bei der Einrichtung des Bankkontaktes erfolgen.

Der Abschnitt "Bankzugang" dient dazu, festzulegen, welcher Bankzugang bzw. Bankkontakt für den Abruf von Kontoinformationen (z.B. Umsätze) und welcher Bankkontakt für die Übertragung von Zahlungen verwendet wird. Es kann z.B. ein HBCI Bankkontakt für den Umsatzabruf eingetragen werden, um aktuelle Kontoinformationen zu erhalten, wobei für die Übertragung von Zahlungen ein EBICS Bankkontakt verwendet wird. Dies hat den Vorteil, dass wesentlich mehr Zahlungen in einem Vorgang übertragen werden können.

Im Bereich "Sonstiges" kann die Verfügbarkeit auf öffentlich oder privat gesetzt werden. Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Benutzerverwaltung in windata aktiv ist und mindestens ein neuer Benutzer anglegt wurde. Ansonsten ist dieses Feld nicht sichtbar. Ein privat gesetztes Aufttaggeberkonto ist nur für den Benutzer sichtbar, welcher das Konto eingerichtet und diesen Parameter auf "privat" gesetzt hat. Alle anderen Benutzer sehen weder dieses Auftraggeberkonto noch alle damit zusammenhängenden Funktionsbereichen (z.B. Zahlungen).

Wenn mit HBCI Kontakten gearbeitet wird, ist es möglich die Felder "Terminbestand" und Dauerauftragsbestand" so zu konfigurieren, dass bei jedem Abruf der Kontoinformationen auch gleichzeitig der Termin- bzw. der Dauerauftragsbestand vom Bankserver abgerufen wird. Somit muss dies nicht immer manuell geschehen.

Die Konfigurationsauswahlboxen "Dieses Konto verwenden (anzeigen) für... Zahlungsverkehr, Abruf Kontoinformationen, Kontoumsätze, Kontostände/Entwicklung, Valutensalden, Liquiditätsplanung" dienen als Alternative zur Löschung eines Auftraggeberkontos. Damit kann eine Auftraggeberkonto aus den einzelnen "Funktionsbereichen" bzw. Funktionen "ausgeblendet" werden. Um das Auftraggerberkonto z.B. im Bereich Zahlungsverkehr bzw. beim Zahlungen erfassen auszublenden, muss nur der Haken in der Checkbox "Zahlungsverkehr" herausgenommen werden. Danach ist das entsprechende Auftraggeberkonto in der Maske "Zahlungen erfassen" weder auswählbar noch sichtbar. Im Gegensatz zur Löschung des Auftraggeberkontos bleiben die Statistiken für dieses Auftraggeberkonto für Auswertungszwecke aber noch erhalten.

Die Schaltfläche "Aufgelöstes Konto: Saldo auf 0,00 stellen Ausführen" hat den Hintergrund, dass es vorkommen kann, dass ein Konto bankseitig aufgelöst wird und der letzte Kontostand nicht mehr übermittelt wird, da das Konto nicht mehr der Benutzerkennung auf dem Bankserver zugeordnet ist. Dieses Konto erscheint dann in windata als "Offlinekonto". Da dort meistens noch ein Kontostand vorliegt, welcher in diesem Fall veraltet ist und auch nicht mehr aktualisiert werden kann, dient diese Schaltfläche dazu, den Saldo auf 0,00 zu stellen. Damit ist gewährleistet, dass es in den Auswertung bzw. Statisiken keine negativen Abweichungen geben kann.

Im Feld "persönliche Notizen" können Anmerkungen für das entsprechende Auftraggeberkonto hinterlegt werden, um eine genauere Dokumentation der Konten zu führen. Sobald hier eine Notiz eingegeben wird, ist dies in der Übersicht "Auftraggeberkonten" zu erkennen. In der ersten Spalte der Tabelle wird bei dem entsprechenden Auftraggerkonto ein "N" eingeblendet.

Zahlungen im Bereich Aussenwirtschaftsverkehr sind ab einer gewissen Höhe meldepflichtig nach AWV. Die Angaben zur Meldepflicht können in dieser Maske erfasst werden. Wie die Firmen-Nr. beantragt werden kann und welche Angaben sonst noch notwendig sind, kann auf folgender Webseite der Bundsbank nachgelesen werden:

www.bundesbank.de/meldewesen/mw_aussenwirtschaft.php

Je nachem ob der Haken im Feld "Auftraggeber ist meldepflichtig nach AWV" gesetzt ist oder nicht wird eine Meldung zum Aussenwirtschaftsverkehr generiert oder nicht. Weiterführende Informationen erhalten Sie zu dem Thema auch wenn die Schaltfläche mit dem Fragezeichen neben dem Feld "Firmen-Nr." ausgewählt wird.

Im Reiter "Geschäftsvorfälle" werden alle sogenannten HBCI Geschäftsvorfälle eines Bankkontaktes bzw. eines Auftraggeberkontos aufgeführt, welche für dieses bankseitig zur Verfügung stehen. Falls ein Auftraggeberkonto mit einem EBICS Bankkontakt verknüpft ist, bleibt dieses Fenster leer. Über die HBCI Geschäftsvorfälle wird definiert, welche Online-Transaktionen (z.B. Kontoumsätze anfordern, Sepa-Zahlungen) mit diesem Auftraggeberkonto durchgeführt werden dürfen. Wichtig zu wissen ist, dass diese Geschäftsvorfälle bankseitig freigeschaltet werden und erst durch eine Synchronisierung des HBCI Kontaktes in windata zur Verfügung stehen.

Die ersten Einstellungsmöglichkeiten im Bereich "Auftragsarten" beziehen sich auf die Vorgaben beim Zahlungen erfassen. Hier kann für Zahlungen, welche später als HBCI Zahlungen übertragen werden, die Voreinstellung getroffen werden, ob diese als Einzel- oder Sammelzahlung erfasst- und übertragen werden sollen.

Im Abschnitt "Auftragsarten für EBICS Übertragungen" können von der jeweiligen Bank vorgegebene Optionen für EBICS Zahlungen eingestellt werden. Zu beachten ist hierbei, dass eine Änderung der Parameter schon übertragenene Zahlungen in der Auftragsverwaltung nicht betrifft. Diese Zahlungen müssen gelöscht und neu in die Auftragsverwaltung abgelegt bzw. übertragen werden, ansonsten werden die Änderungen nicht übernommen.

Eine weitere Einstellung eines Auftraggeberkontos ist die Gläubiger-ID-Nr. Diese eindeutige Nummer wird für den zukünftigen SEPA-Lastschriftenverkehr benötigt. Um in Zukunft SEPA Lastschriften ausführen zu können wird die Gläubiger-ID-Nr. benötigt, welche auf der Webseite der Deutschen Bundesbank beantragt werden kann:

extranet.bundesbank.de/scp/lizenz.do

Ist die Gläubiger-Identifikationsnummer vorhanden, kann diese im Felde "Gläubiger-Identifikations-Nr." hinterlegt werden. Außerdem muss das Datum der Erteilung angegeben werden und für welche Firma/Person die Nummer erteilt wurde. Danach ist das Aufttraggeberkonto grundätzlich bereit für den SEPA-Lastschriftenverkehr. Es muss allerdings bankseitig noch der entsprechende Geschäftsvorfall für das angegebene Auftraggeberkonto freigeschaltet werden. Danach sollte der HBCI-Bankkontakt nochmals synchronisiert werden, um den Geschäftsvorfall windata bekannt zu machen.