Import von SEPA-Lastschriften

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Hinweis: Im Folgenden wird die aktuellste windata-Version vorausgesetzt. Evtl. ist ein OnlineUpdate notwendig.

Einführung

SEPA-Lastschriften können in Form einer CSV-Datei sowie auch als SEPA-XML-Datei importiert werden.
Der Import von SEPA-Zahlungen in Form einer CSV-Datei ist die einfachste und schnellste Lösung für alle Softwarehersteller, die SEPA-Anforderungen in der jeweiligen Lösung vollständig automatisiert zu implementieren.

Funktion

Aufruf

Im windata-Menü kann die Funktion Importieren aufgerufen werden:
RTENOTITLE

Format auswählen

In der folgenden Ansicht wird die Art der zu importierenden Daten Zahlungsaufträge sowie das Importformat SEPA-Zahlungen (XML) ausgewählt:

RTENOTITLE

Datei auswählen

Im folgenden Fenster wird die zu importierende XML-Datei ausgewählt.
Nachdem die gewählte Datei ausgewählt wurde, wird eine Übersicht des Inhalts der XML-Datei angezeigt:

RTENOTITLE

In diesem Menü können folgende Einstellungen getroffen werden:
*Sammelzahlung oder Einzelzahlung: Diese Auswahl ist nur bei anschließender Ausführung per HBCI relevant *Kategorie zu jeder Zahlung speichern: Hier kann eine Kategorie und Unterkategorie definiert werden, welche automatisch zu jeder der importierten Zahlungen hinterlegt wird.

  • Speicherkriterium für doppelte Einträge bei Begünstigten/Zahlungspflichtigen: Nach den hier ausgewählten Kriterien wird geprüft, ob der jeweilige Kontakt bereits in der windata-Statistik vorhanden ist:
  • IBAN
  • Name und IBAN
  • Name und Begünstigten / Zahlungspflichtigen aus der Importdatei verwenden: Hier wird der Name des Begünstigten / Zahlungspflichtigen aus der Importdatei übernommen - ungeachtet den Namen welche ggf. bereits in den windata-Stammdaten gespeichert sind.
  • Vorlauffristen aus SEPA-Lastschriften übernehmen:
  • Vorlauffristen prüfen und gegebenenfalls anpassen: Vorlauffristen aus der SEPA-Lastschriftdatei werden wenn notwendig in Abhängigkeit auf das aktuelle Datum angepasst.
  • Vorlauffristen immer aus der Importdatei übernehmen: Vorlauffristen aus der SEPA-Lastschriftdatei werden unabhängig vom aktuellen Datum übernommen.
  • Importierte Dateien (falls möglich) löschen: Windows-Löschrechte sind Voraussetzung.

Hinweis zum Import von SEPA-Lastschriften

Mit SEPA sollten alle SEPA-Lastschriften zentral in einem Programm verwaltet werden. Änderungen von SEPA-Lastschriften sollten auch nur in diesem einen Programm durchgeführt werden. Die Übertragung zur Bank kann hingegen wiederum wie gewohnt mit windata professional 8 erfolgen.
Für die Übertragung von fertigen SEPA-XML-Dateien empfiehlt sich die Funktion Fremddatei senden.

Ändern der SEPA-Lastschriften

Wenn Ihnen fertige SEPA-XML-Lastschriften zur Verfügung stehen, können diese in der Ihnen vorliegenden Form bei der Bank eingereicht werden.
Eine Bearbeitung dieser SEPA-Lastschriften auf der Ebene der Einzellastschriften in windata professional 8 ist nicht sinnvoll.
Egal welche Details der SEPA-Lastschrift Sie ändern:

Betrag
Ausführungstag
Mandat
Auftraggeberkonto
Zahlungspflichtiger

Die Folge wird immer sein, dass die bereits versandte Pre-Notification nicht mehr mit der auszuführenden SEPA-Lastschrift übereinstimmt.

Löschen einzelner SEPA-Lastschriften

Falls Sie auf der Ebene der Einzellastschriften in windata professional 8 einzelne SEPA-Lastschriften löschen, geht Ihr vorhergehendes Programm, z. B. Fakturasoftware, von anderen Tatsachen aus. Beispielsweise erlangt Ihre Fakturasoftware nie Kenntnis davon, dass z. B. die SEPA-Erstlastschrift mit der Sequenz "FRST" vor der Übertragung zur Bank in windata professional 8 gelöscht wurde. Somit wird Ihre Fakturasoftware die nächste SEPA-Lastschrift für diesen Zahlungspflichtigen mit der Sequenz "RCUR" ausgeben. Diese Sequenz wird von der Bank allerdings nicht akzeptiert werden, da die vermeintlich zweite SEPA-Lastschrift die erste SEPA-Lastschrift für diesen Zahlungspflichtigen ist. Die Bank verlangt hierfür korrekterweise die Sequenz "FRST".

Alternativen

SEPA-XML-Lastschriften können mit windata professional 8 dennoch vollständig weiter verarbeitet werden.
Als Alternativen zum Import bietet windata professional 8 folgende Funktionen an:

Fremddatei senden: Mit dieser Funktion kann die vorliegende SEPA-XML-Datei im Original zur Bank übertragen werden. Der Inhalt der Datei kann optional in die Statistik von windata professional 8 übernommen werden.
windata Auftragsverwaltung: Mit dieser Funktion kann die vorliegende SEPA-XML-Datei im Original in die "Unterschriftsmappe" von windata professional 8 gelegt werden. Der Inhalt der Datei kann optional in die Statistik von windata professional 8 übernommen werden.
Nachdem in der Auftragsverwaltung alle notwendigen Unterschriften von den berechtigten Personen geleistet wurden, kann die originale SEPA-XML-Datei zur Bank übertragen werden.

Probleme und Lösungen

Falls die Ihnen vorliegende Datei nicht erfolgreich zur Bank übertragen werden kann, kann der Aufbau der Datei fehlerhaft sein. Um die Ihnen vorliegende Datei ohne großen Aufwand prüfen zu können, ist in Ihrer windata-Version eine SEPA-Checker zur Prüfung der vorliegenden SEPA-XML-Datei integriert.

Automatische Übertragung

Die Übertragung von Zahlungen zur Bank kann mit windata black box auch vollständig automatisiert werden. Diese Funktion ist vor allem für Softwarehersteller sowie Unternehmen interessant, welche das Thema Zahlungsverkehr in den bestehenden IT-Umgebungen weiter integrieren möchten.

Nächste Schritte

Pre-Notification vor Fälligkeitstermin an den Zahlungspflichtigen senden
Zahlungen übertragen

Weiterführende Links

SEPA-Basis-Lastschriften
SEPA-Firmen-Lastschriften
Datensatzbeschreibung windata Zahlungen.CSV