Mandate importieren

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Vermerk: Im Folgenden wird von der aktuellsten Programmversion von windata ausgegangen. Falls Abweichungen zu Ihrer Version bestehen sollen, ist gegebenenfalls ein Update erforderlich.

Beschreibung

In windata gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie SEPA-Mandate erzeugt/angelegt werden können:

  • Neue Mandate manuell anlegen
  • Neue Mandate durch die Konvertierung von Lastschriften erzeugen
  • Neue Mandate durch die Umwidmung von Einzugsermächtigungen erzeugen
    • Umwidmung papierhaft versenden
    • Umwidmung per eMail als PDF-Datei versenden
    • Umwidmung bei wiederkehrenden Lastschriften über den Verwendungszweck der letzten IZV-Lastschrift
  • Import von Mandaten, wenn die notwendigen Details als CSV-Datei vorliegen

Vorbereitung

Um SEPA-Lastschriftmandate in windata professional 8 zu importieren, ist eine CSV-Datei mit folgendem Inhalt notwendig:

  • Name des Zahlungspflichtigen
  • Straße des Zahlungspflichtigen
  • PLZ des Zahlungspflichtigen
  • Ort des Zahlungspflichtigen
  • Kontonummer oder IBAN des Zahlungspflichtigen
  • Bankleitzahl oder BIC des Zahlungspflichtigen
    • Entweder müssen Kontonummer und Bankleitzahl oder IBAN und BIC aufgeführt sein
  • Mandatsreferenznummer
  • Erstelldatum des SEPA-Mandats
  • evtl. Link zur PDF-Datei des jeweiligen SEPA-Mandats

Der Menüpunkt zum Import von vorhandenen SEPA-Lastschriftmandaten kann im Menü SEPA-Mandat aufgerufen werden:
SEPAGrundlImp1.PNG

Zusätzlich kann der Import von vorhandenen SEPA-Lastschriftmandaten sowie eMail-Adressen in der Fußzeile der Zahlungspflichtigen aufgerufen werden:
SEPAGrundlImp2.PNG

Funktion

Importieren

Mit der Auswahl des Imports von SEPA-Lastschriftmandaten öffnet sich folgendes Importfenster:

MandatImpA1.png

Dieses Programmmodul unterstützt Sie bei der Übernahme von Mandaten.

Im Standard ist direkt der Assistent zum Erstellen von Importprofilen für noch nicht bekannte Datenformate aktiviert.
Grund: Es gibt kein allgemeines Format, in welchem Mandate zum Import zur Verfügung stehen müssen. windata professional 8 muss daher an jede vorliegende CSV-Datei "angelernt" werden.

Dateiauswahl

Mit einem Klick auf Weiter öffnet sich ein Fenster, in welchem die zu importierende Datei ausgewählt werden muss:

MandatImpA2.PNG

Hinweis: Um den Import erfolgreich durchführen zu können, muss die Datei oben genannte Werte zwingend enthalten.

Import-Assistent

Mit der Auswahl der vorbereiteten Datei durch einen Doppelklick öffnet sich folgendes Fenster:

MandatImpA3.PNG

An dieser Stelle wird windata an den Dateiaufbau angelernt. Somit wird diese Datei für windata professional 8 lesbar.
Durch den Klick auf die Überschrift einer Spalte markiert sich direkt die entsprechende Zeile rechts unten. Anschließend kann links in der Mitte die entsprechende Wert zugeordnet werden.
Beispielhaft wird der Ablauf hier am Wert "Name" dargestellt:
MandatImpA4.PNG

Auf diesem Weg müssen alle notwendigen Spalten zugeordnet werden. Sollte eine der notwendigen Spalten vergessen worden sein, erscheint in windata professional 8 ein entsprechender Hinweis.

Nachdem alle notwendigen Spalten zugeordnet wurden, bestätigen Sie mit dem Button "Weiter >".

Sonderfall: Bereits verwendete SEPA-Mandate können mit dem letzten Verwendungsdatum importiert werden. Dieses Datum wird als Spaltenbezeichnung - Mandat verwendet am - importiert. Somit wird eine SEPA-Lastschrift in welcher dieses Mandat verwendet wird, automatisch mit Vorlauf "wiederkehrend" erstellt werden.

Importprofil speichern

Anschließend erscheint ein Fenster, in welchem für das soeben festgelegte Importformat eine Bezeichnung vergeben werden kann:
MandatImpA5.PNG

Importprofil speichern. Legen Sie hier einen aussagekräftigen Namen für Ihr erstelltes Importprofil fest. Dieses Importprofil finden Sie künftig unter der von Ihnen vergebenen Bezeichnung in der Import-Funktion. Wenn Ihnen künftig weitere Mandate im identischen Dateiformat zur Verfügung stehen, können diese ohne erneute Formaterstellung importiert werden.

Importprofil löschen

In windata gespeicherte Importprofile können hier gelöscht werden.

Weiterführende Links

Mandate
Mandate löschen
Gespeicherte Importprofile löschen
SEPA-Mandate exportieren