Ausgabedatei erstellen

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Definition

Eine Ausgabedatei ist eine Datenträgeraustausch-Datei. Diese Datei (XML bzw. DTAZV) beinhaltet die ausgegebenen Zahlungen zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen. Ausgabedateien dienen zum elektronischen (beleglosen) Austausch von Zahlungen & Lastschriften. Zum Austausch von Auslandszahlungen wurde das DTAZV-Format beschlossen.
Beispielsweise kann diese Datei im Onlinebanking des kontoführenden Kreditinstituts hochgeladen werden, um diese Zahlungen/Lastschriften auszuführen.

Typische Speichermedien:

  • Speicherkarten
  • USB-Stick

Es wird generell empfohlen neuere Speichermedien (z.B. USB-Stick) zu bevorzugen, da diese in der Regel weniger anfällig für Beschädigungen sind. Selbiges gilt auch bei der Speicherung von HBCI-Schlüsseldateien.

Über diese Funktion können Zahlungen nur in den Formaten XML (SEPA) und DTAZV (Auslandszahlung) ausgegeben werden.

Ausgabedatei erstellen

Funktion aktivieren

Die Option zum Erstellen einer Ausgabedatei ist in windata standardmäßig ausgeblendet. Eingeblendet wird diese über "Extras > Optionen > Ausführung > Allgemein > Datenträgeraustausch (standardmäßig aktiviert)", indem die Option deaktiviert wird.

Anschließend erscheint unter "Ausführen" der Programmpunkt Ausgabedatei erstellen.

RTENOTITLE

Durchführung

Auswahl

Bevor die Ausgabedatei erstellt wird, muss die Zahlung bzw. die Zahlungen ausgewählt werden, welche ausgeführt werden sollen.

Ausgabedatei erstellen 1.PNG

An dieser Stelle kann...

  • ...der Auftraggeber der Zahlung(en) geändert werden
  • ...die Kontengruppe ausgewählt werden, welche für die Zahlung(en) festgelegt wurde(n)
  • ...das Fälligkeitsdatum ausgewählt werden
  • ...zusätzlich können an dieser Stelle unerwünschte Zahlungen gelöscht werden

Anschließend wird die Auswahl der Zahlung(en) mit "Erstellen" bestätigt.

Optionen

Ausgabedatei erstellen 2.PNG

Nach der Auswahl der Zahlungen können diverse Einstellungen vorgenommen werden:

  • Es kann gewählt werden, ob ein oder mehrere Einzel- oder Sammelbegleitschein(e) ausgedruckt wird/werden
  • Es kann festgelegt werden, ob und in welcher Form ein Ausführungsprotokoll gedruckt werden soll
  • Es kann festgelegt werden, ob und in welcher Form die übertragene(n) Zahlung(en) gedruckt werden soll(en)
  • Es wird empfohlen, deutsche BICs gem. Bundesbankdatenbank automatisch anpassen zu lassen
  • Es kann gewählt werden, ob für Einzelzahlungen die Option BatchBooking gesetzt werden soll
  • Es kann gewählt werden, ob für diese Zahlungen die Option der Priorisierten Zahlungen gesetzt werden soll (Freischaltung erforderlich: Support@windata.de)

Zusätzlich kann die hier getroffene Auswahl nach Excel exportiert sowie gedruckt werden.

Nach vollständiger Auswahl der Optionen wird dieser Schritt mit "Erstellen" bestätigt.

Prüfung auf Doppelzahlungen

windata professional 8 prüft vor jeder Übertragung, ob mehrfach identische Zahlungsaufträge zur Ausführung ausgewählt wurden. Wenn dies zutrifft, erscheint ein entsprechender Hinweis:

Ausgabedatei erstellen 3.PNG

Wenn keine Mehrfachausführung vorliegt, wird dieser Hinweis nicht angezeigt.
Wenn die Mehrfachausführung nicht beabsichtigt ist, muss an dieser Stelle abgebrochen werden. Wenn die Mehrfachausführung beabsichtigt ist, kann dieser Schritt mit "Übertragen" bestätigt werden.

Ausgabedatei speichern

Abschließend wird/werden die Ausgabedatei(en) erstellt und zum Speichern angeboten:

Ausgabedatei erstellen 4.PNG

Sollte bereits eine Datei unter diesem Namen vorhanden sein, wird der Benutzer gefragt, ob der die bereits vorhandene Datei überschreiben möchte. Alternativ kann der Name oder Speicherort der neuen Zahlungsverkehrsdatei geändert werden um die bereits vorhandene Ausgabedatei beizubehalten.

Wir die Datei nicht gespeichert, so erkennt windata professional 8 die Zahlungen als nicht erfolgreich übertragen. Die Zahlungen stehen somit weiterhin unverändert zur Ausführung bereit.

Hinweis

windata professional 8 erstellt an dieser Stelle nur sortenreine Dateien: Eine sortenreine SEPA-Datei beinhaltet nur Zahlungen für ein Auftraggeberkonto sowie nur eine Sequenz. Das kann je nach Anzahl der Zahlungen mehrere SEPA-Dateien zur Folge haben.
Alternativ bietet windata professional 8 aber auch die direkte Übertragung der Zahlungen zur Bank!

Weitere Links

Statistik - übertragene Zahlungen