SEPA - Begriffe und Erklärungen
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SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer
- Das SEPA-Lastschriftverfahren sieht mit der SEPAGläubiger-Identifikationsnummer (auch Gläubiger-ID
oder Creditor Identifier genannt) im SEPA-Lastschriftmandat ein verpflichtendes Merkmal zur kontounabhängigen und eindeutigen Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers (Kreditor) vor.
- Gemeinsam mit der vom Kreditor vergebenen Mandatsreferenznummer
wird die Gläubiger-Identifikationsnummer
über die gesamte Zahlungsabwicklung hinweg bis zum
Zahlungspflichtigen (Schuldner) im SEPA-Datensatz
weitergeleitet. Dies ermöglicht dem Schuldner eine
eindeutige Identifizierbarkeit seines dem Kreditor erteilten
Mandats.
- Anträge auf Erteilung einer Gläubiger-Identifikationsnummer
werden von Kreditoren, die ihren Hauptwohnsitz bzw. Hauptgeschäftssitz in Deutschland haben, komfortabel bei der Deutschen Bundesbank über das Internet eingereicht. Die Ausgabe der Gläubiger-Identifikationsnummer erfolgt in der Regel innerhalb weniger Tage per E-Mail und ist kostenfrei.
- Europäische Unternehmen bzw. Organisationen nutzen
ihre vorhandene Gläubiger-Identifikationsnummer für SEPA-Lastschrift-Einreichungen innerhalb der SEPATeilnehmerländer bzw. beantragen diese neu in ihrem Heimatland. Unternehmen bzw. Organisationen außerhalb Europas beantragen eine Gläubiger- Identifikationsnummer über ihre jeweilige Hausbank in Europa.
- Bitte verwahren Sie das Mitteilungsschreiben der Deutschen
Bundesbank über die zugeteilte Gläubiger- Identifikationsnummer sorgfältig, da sie den kontoführenden Kreditinstituten vorzulegen ist.
- Weitergehende Informationen über die Gläubiger-
Identifikationsnummer finden Sie auf den Internet-Seiten der [www.glaeubiger-id.bundesbank.de Deutschen Bundesbank]
Benachrichtigung (Pre-Notification) des Zahlungspflichtigen
- Etablieren Sie einen Prozess für die Benachrichtigung
(Pre-Notification) des Schuldners, die als Bestandteil des SEPA-Lastschriftverfahrens (SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift) 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin zu erfolgen hat.
- Hierbei sind der Betrag, der Fälligkeitstermin, die Gläubiger-
Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz mitzuteilen.
- Der Zeitraum von 14 Kalendertagen vor Fälligkeitstermin
kann verkürzt werden, wenn diese Abweichung in den Vertragsbedingungen vereinbart wird.
- Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Lastschriftbeträgen
(z.B. Versicherungsprämien, Mieten, etc.) genügt eine einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem Lastschrifteinzug mit Angabe der Fälligkeitstermine.
- Die Benachrichtigung des Schuldners kann grundsätzlich
formfrei erfolgen, z.B. per Brief, per Telefax, mit der Rechnung, per SMS, per E-Mail oder per Telefon.
Verwaltung der SEPA-Mandate
- Die Voraussetzung für den Einzug einer SEPA-Basislastschrift
oder SEPA-Firmenlastschrift ist ein vom Schuldner unterschriebenes Mandat, das der Lastschrifteinreicher nach Erlöschen des Mandats für einen Zeitraum von mindestens 14 Monate nach dem Einreichungsdatum der letzten eingezogenen Lastschrift im Original aufzubewahren hat.
- Für jedes SEPA-Mandat muss der Lastschrifteinreicher
eine individuelle und eindeutige Mandatsreferenz (Länge maximal 35 alphanumerische Stellen, z.B. Kundennummer, Kassenzeichen, Versichertennummer, Autragsnummer, etc.) vergeben, die in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer als eindeutige Identifizierung eines SEPA-Mandats dient.
- SEPA-Mandate für SEPA-Lastschrifteinzüge innerhalb
Deutschlands sind in deutscher Sprache abzufassen. Bei grenzüberschreitenden SEPA-Lastschrifteinzügen muss das SEPA-Mandat gemäß SEPA-Regelwerk des European Payments Council in der Sprache des Landes verfasst sein, in dem der Zahlungspflichtige wohnt oder in Englisch, falls die Sprache vor Mandatsausstellung nicht exakt bestimmt werden kann. In der Praxis dürfte sich die Auffassung der Deutschen Kreditwirtschaft durchsetzen, eine Sprache des Europäischen Wirtschaftsraums anzuwenden, die der Zahlungspflichtige beherrscht bzw. die als Vertragssprache dient. In allen anderen Fällen sollte dann die englische Sprache verwendet werden.
- Die ensprechenden SEPALastschriftmandate werden von windata professional 8 automatisch erstellt.
- Entscheiden Sie, ob Sie ein Sammelmandat für alle Verträge
der gleichen Gläubiger/Schuldner-Beziehung oder jeweils einzelne Mandate mit eigenständigen Mandatsreferenzen für jede einzelne Vertragsbeziehung einholen.
- Etablieren Sie einen Prozess, der eine Prüfung des vom
Zahlungspflichtigen unterschriebenen und zurückgesandten Mandats einschließlich Scanning vorsieht.
- Informieren Sie bei Nutzung der SEPA-Firmenlastschrift
den Schuldner, dass er eine Kopie oder einen Durchschlag des Mandats seiner Hausbank zuleitet und damit gleichzeitig seiner Hausbank einen schriftlichen Mandatsauftrag erteilt.
- Sorgen Sie bei der Mandatsverwaltung auch für die Aufbewahrung
und schnelle Verfügbarkeit eines Mandats, da der Schuldner bei Zweifeln an der Gültigkeit eines Mandats dieses innerhalb von 13 Monaten nach Belastungsbuchung über seine Hausbank anfordern kann.