SEPA - Begriffe und Erklärungen

SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer

• Das SEPA-Lastschriftverfahren sieht mit der SEPAGläubiger-Identifikationsnummer (auch Gläubiger-ID

oder Creditor Identifier genannt) im SEPA-Lastschriftmandat ein verpflichtendes Merkmal zur kontounabhängigen und eindeutigen Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers (Kreditor) vor.

• Gemeinsam mit der vom Kreditor vergebenen Mandatsreferenznummer

wird die Gläubiger-Identifikationsnummer über die gesamte Zahlungsabwicklung hinweg bis zum Zahlungspflichtigen (Schuldner) im SEPA-Datensatz weitergeleitet. Dies ermöglicht dem Schuldner eine eindeutige Identifizierbarkeit seines dem Kreditor erteilten Mandats.

• Anträge auf Erteilung einer Gläubiger-Identifikationsnummer

werden von Kreditoren, die ihren Hauptwohnsitz bzw. Hauptgeschäftssitz in Deutschland haben, komfortabel bei der Deutschen Bundesbank über das Internet eingereicht. Die Ausgabe der Gläubiger-Identifikationsnummer erfolgt in der Regel innerhalb weniger Tage per E-Mail und ist kostenfrei.

• Europäische Unternehmen bzw. Organisationen nutzen

ihre vorhandene Gläubiger-Identifikationsnummer für SEPA-Lastschrift-Einreichungen innerhalb der SEPATeilnehmerländer bzw. beantragen diese neu in ihrem Heimatland. Unternehmen bzw. Organisationen außerhalb Europas beantragen eine Gläubiger- Identifikationsnummer über ihre jeweilige Hausbank in Europa.

• Bitte verwahren Sie das Mitteilungsschreiben der Deutschen

Bundesbank über die zugeteilte Gläubiger- Identifikationsnummer sorgfältig, da sie den kontoführenden Kreditinstituten vorzulegen ist.

• Weitergehende Informationen über die Gläubiger-

Identifikationsnummer finden Sie auf den Internet-Seiten der [www.glaeubiger-id.bundesbank.de Deutschen Bundesbank]

Benachrichtigung (Pre-Notification) des Zahlungspflichtigen

• Etablieren Sie einen Prozess für die Benachrichtigung

(Pre-Notification) des Schuldners, die als Bestandteil des SEPA-Lastschriftverfahrens (SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift) 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin zu erfolgen hat.

• Hierbei sind der Betrag, der Fälligkeitstermin, die Gläubiger-

Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz mitzuteilen.

• Der Zeitraum von 14 Kalendertagen vor Fälligkeitstermin

kann verkürzt werden, wenn diese Abweichung in den Vertragsbedingungen vereinbart wird.

• Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Lastschriftbeträgen

(z.B. Versicherungsprämien, Mieten, etc.) genügt eine einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem Lastschrifteinzug mit Angabe der Fälligkeitstermine.

• Die Benachrichtigung des Schuldners kann grundsätzlich

formfrei erfolgen, z.B. per Brief, per Telefax, mit der Rechnung, per SMS, per E-Mail oder per Telefon.

Verwaltung der SEPA-Mandate

• Die Voraussetzung für den Einzug einer SEPA-Basislastschrift

oder SEPA-Firmenlastschrift ist ein vom Schuldner unterschriebenes Mandat, das der Lastschrifteinreicher nach Erlöschen des Mandats für einen Zeitraum von mindestens 14 Monate nach dem Einreichungsdatum der letzten eingezogenen Lastschrift im Original aufzubewahren hat.

• Für jedes SEPA-Mandat muss der Lastschrifteinreicher

eine individuelle und eindeutige Mandatsreferenz (Länge maximal 35 alphanumerische Stellen, z.B. Kundennummer, Kassenzeichen, Versichertennummer, Autragsnummer, etc.) vergeben, die in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer als eindeutige Identifizierung eines SEPA-Mandats dient.

• SEPA-Mandate für SEPA-Lastschrifteinzüge innerhalb

Deutschlands sind in deutscher Sprache abzufassen. Bei grenzüberschreitenden SEPA-Lastschrifteinzügen muss das SEPA-Mandat gemäß SEPA-Regelwerk des European Payments Council in der Sprache des Landes verfasst sein, in dem der Zahlungspflichtige wohnt oder in Englisch, falls die Sprache vor Mandatsausstellung nicht exakt bestimmt werden kann. In der Praxis dürfte sich die Auffassung der Deutschen Kreditwirtschaft durchsetzen, eine Sprache des Europäischen Wirtschaftsraums anzuwenden, die der Zahlungspflichtige beherrscht bzw. die als Vertragssprache dient. In allen anderen Fällen sollte dann die englische Sprache verwendet werden.

• Die ensprechenden SEPALastschriftmandate werden von windata professional 8 automatisch erstellt.
• Entscheiden Sie, ob Sie ein Sammelmandat für alle Verträge

der gleichen Gläubiger/Schuldner-Beziehung oder jeweils einzelne Mandate mit eigenständigen Mandatsreferenzen für jede einzelne Vertragsbeziehung einholen.

• Etablieren Sie einen Prozess, der eine Prüfung des vom

Zahlungspflichtigen unterschriebenen und zurückgesandten Mandats einschließlich Scanning vorsieht.

• Informieren Sie bei Nutzung der SEPA-Firmenlastschrift

den Schuldner, dass er eine Kopie oder einen Durchschlag des Mandats seiner Hausbank zuleitet und damit gleichzeitig seiner Hausbank einen schriftlichen Mandatsauftrag erteilt.

• Sorgen Sie bei der Mandatsverwaltung auch für die Aufbewahrung

und schnelle Verfügbarkeit eines Mandats, da der Schuldner bei Zweifeln an der Gültigkeit eines Mandats dieses innerhalb von 13 Monaten nach Belastungsbuchung über seine Hausbank anfordern kann.