Pre-Notification: Unterschied zwischen den Versionen
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Die Pre-Notification ist in der hier beschriebenen Form ab der windata-Version 8.7.0.11 verfügbar. | Die Pre-Notification ist in der hier beschriebenen Form ab der windata-Version 8.7.0.11 verfügbar. | ||
== Allgemein == | == Allgemein == | ||
| − | Die Beschreibung der Pre-Notification (Vorabinformation / Vorabankündigung) finden Sie [[SEPA_- | + | Die Beschreibung der Pre-Notification (Vorabinformation / Vorabankündigung) finden Sie [[SEPA_-_Begriffe_und_Erklärungen#Benachrichtigung_.28Pre-Notification.29_des_Zahlungspflichtigen|'''''hier''''']]. |
== Voraussetzungen == | == Voraussetzungen == | ||
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=== SEPA-Optionen === | === SEPA-Optionen === | ||
| − | Zuerst muss festgelegt werden, ob die Pre-Notification von windata professional 8 erstellt und versandt werden soll. Diese Einstellung wird in den [[SEPA-Optionen#Pre-Notification|'''''SEPA-Optionen''''']] definiert.<br> | + | Zuerst muss festgelegt werden, ob die Pre-Notification von windata professional 8 erstellt und versandt werden soll. Diese Einstellung wird in den [[SEPA-Optionen#Pre-Notification|'''''SEPA-Optionen''''']] definiert.<br/> Alternativ besteht auch die Möglichkeit, den Inhalt der Pre-Notification auf z. B. der entsprechenden Rechnung abzudrucken. Beachten Sie hierbei bitte die [[SEPA_-_Begriffe_und_Erklärungen#Benachrichtigung_.28Pre-Notification.29_des_Zahlungspflichtigen|'''''vorgeschriebenen Bestandteile''''']] einer Pre-Notification! |
| − | Alternativ besteht auch die Möglichkeit, den Inhalt der Pre-Notification auf z. B. der entsprechenden Rechnung abzudrucken. Beachten Sie hierbei bitte die [[SEPA_- | ||
| − | Abhängig davon, welche Frist Sie mit Ihren Zahlungspflichtigen für die Pre-Notification vereinbart haben, muss diese in den [[SEPA-Optionen#Pre-Notification|'''''SEPA-Optionen''''']] von windata professional 8 hinterlegt werden. Im Standard sind 14 Tage vordefiniert. Das entspricht dem Standard, wenn Sie keine anderen Fristen vereinbaren.<br> | + | Abhängig davon, welche Frist Sie mit Ihren Zahlungspflichtigen für die Pre-Notification vereinbart haben, muss diese in den [[SEPA-Optionen#Pre-Notification|'''''SEPA-Optionen''''']] von windata professional 8 hinterlegt werden. Im Standard sind 14 Tage vordefiniert. Das entspricht dem Standard, wenn Sie keine anderen Fristen vereinbaren.<br/> Mit der hier hinterlegten Frist wird windata die erzeugten Pre-Notification als fällig ausweisen. |
| − | Mit der hier hinterlegten Frist wird windata die erzeugten Pre-Notification als fällig ausweisen. | ||
=== SEPA-Lastschrift anlegen === | === SEPA-Lastschrift anlegen === | ||
| − | windata professional 8 kann Vorabinformationen / | + | windata professional 8 kann Vorabinformationen / Pre-Notification nur erzeugen, wenn die entsprechenden SEPA-Lastschriften in windata angelegt sind. Erst zu diesem Zeitpunkt kann windata professional 8 auf die notwendigen Details zugreifen und kennt den Ausführungstag.<br/> SEPA-Lastschriften können manuell (SEPA-Basislastschrift & SEPA-Firmennlastschrift) erfasst oder auch importiert (manuell bzw. automatisch) werden. |
| − | SEPA-Lastschriften können manuell (SEPA-Basislastschrift & SEPA-Firmennlastschrift) erfasst oder auch importiert (manuell bzw. automatisch) werden. | ||
=== Stammdatenpflege === | === Stammdatenpflege === | ||
| − | Alleine auf Grundlage von Lastschriften kann keine vollständige Pre-Notification erzeugt werden. In einer Zahlung ist beispielsweise keine Anschrift oder eine eMail-Adresse des Zahlungspflichtigen enthalten. Mindestens eine dieser zwei Angaben ist allerdings alleine schon für die erfolgreiche Zustellung der Pre-Notification notwendig. Daher empfiehlt sich eine gewissenhafte [[Lastschriften_in_SEPA-Basis-Lastschriften_konvertieren#Vorbereitung_.2F_Stammdatenpflege|'''''Stammdatenpflege''''']] in windata.<br> | + | Alleine auf Grundlage von Lastschriften kann keine vollständige Pre-Notification erzeugt werden. In einer Zahlung ist beispielsweise keine Anschrift oder eine eMail-Adresse des Zahlungspflichtigen enthalten. Mindestens eine dieser zwei Angaben ist allerdings alleine schon für die erfolgreiche Zustellung der Pre-Notification notwendig. Daher empfiehlt sich eine gewissenhafte [[Lastschriften_in_SEPA-Basis-Lastschriften_konvertieren#Vorbereitung_.2F_Stammdatenpflege|'''''Stammdatenpflege''''']] in windata.<br/> Nach erfolgreicher Erfassung / erfolgreichem Import von SEPA-Lastschriften, sollten die angelegten Zahlungspflichtigen um die Anschrift sowie ggf. um die eMail-Adresse [[SEPA-Grundlagen_importieren|'''''ergänzt''''']] werden.<br/> Diese Datenanreicherung kann in windata professional 8 über einen speziellen [[SEPA-Grundlagen_importieren|'''''Import''''']] ohne großen manuellen Aufwand realisiert werden. |
| − | Nach erfolgreicher Erfassung / erfolgreichem Import von SEPA-Lastschriften, sollten die angelegten Zahlungspflichtigen um die Anschrift sowie ggf. um die eMail-Adresse [[SEPA-Grundlagen_importieren|'''''ergänzt''''']] werden.<br> | ||
| − | Diese Datenanreicherung kann in windata professional 8 über einen speziellen [[SEPA-Grundlagen_importieren|'''''Import''''']] ohne großen manuellen Aufwand realisiert werden. | ||
== Hinweis auf fällige Pre-Notification beim Programmstart == | == Hinweis auf fällige Pre-Notification beim Programmstart == | ||
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Im Rahmen der [[Optionen#Zahlungs-_bzw._Ausf.C3.BChrungserinnerung_beim_Programmstart|'''''Ausführungs- und Zahlungserinnerung''''']] beim Programmstart werden auch fällige Pre-Notifications angezeigt und zur Übertragung angeboten: | Im Rahmen der [[Optionen#Zahlungs-_bzw._Ausf.C3.BChrungserinnerung_beim_Programmstart|'''''Ausführungs- und Zahlungserinnerung''''']] beim Programmstart werden auch fällige Pre-Notifications angezeigt und zur Übertragung angeboten: | ||
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Im vorliegenden Beispiel wird eine fällige Pre-Notification aufgeführt. Die dazugehörige SEPA-Lastschrift wird ab dem frühesten Fälligkeitstag, bzw. dem [[SEPA-Optionen#Ausgabe_von_SEPA-Lastschriften|'''''hinterlegten Tag''''']], zur Übertragung angeboten. | Im vorliegenden Beispiel wird eine fällige Pre-Notification aufgeführt. Die dazugehörige SEPA-Lastschrift wird ab dem frühesten Fälligkeitstag, bzw. dem [[SEPA-Optionen#Ausgabe_von_SEPA-Lastschriften|'''''hinterlegten Tag''''']], zur Übertragung angeboten. | ||
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Die Funktion der Pre-Notification wird über das Menü Mandat/Pre-Notification - Pre-Notification aufgerufen: | Die Funktion der Pre-Notification wird über das Menü Mandat/Pre-Notification - Pre-Notification aufgerufen: | ||
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== Übersicht aller angelegten Pre-Notifications == | == Übersicht aller angelegten Pre-Notifications == | ||
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Alle von windata professional 8 angelegten Pre-Notification können hier aufgerufen werden: | Alle von windata professional 8 angelegten Pre-Notification können hier aufgerufen werden: | ||
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| − | In der vorliegenden Ansicht ist die Frist für Anschreiben in den [[SEPA-Optionen#Pre-Notification|'''''SEPA-Optionen''''']] auf fünf Tage vor Fälligkeitsdatum definiert.<br> | + | In der vorliegenden Ansicht ist die Frist für Anschreiben in den [[SEPA-Optionen#Pre-Notification|'''''SEPA-Optionen''''']] auf fünf Tage vor Fälligkeitsdatum definiert.<br/> Unten kann das Datum festgelegt werden, bis zu welchem Lastschriftfälligkeitstermin alle zugehörigen Vorabinformationen angezeigt werden sollen. Somit werden alle angelegten Pre-Notification, welche noch nicht die hinterlegten Tage vor Fälligkeitsdatum erreicht haben, ausgeblendet. |
| − | Unten kann das Datum festgelegt werden, bis zu welchem Lastschriftfälligkeitstermin alle zugehörigen Vorabinformationen angezeigt werden sollen. Somit werden alle angelegten Pre-Notification, welche noch nicht die hinterlegten Tage vor Fälligkeitsdatum erreicht haben, ausgeblendet. | ||
== Versand von Pre-Notifications == | == Versand von Pre-Notifications == | ||
| − | Unten rechts wird ausgewählt, ob diese markierten Pre-Notification | + | Unten rechts wird ausgewählt, ob diese markierten Pre-Notification |
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Beim Versand per eMail werden alle ausgewählten Pre-Notification in der nächsten Ansicht aufgeführt: | Beim Versand per eMail werden alle ausgewählten Pre-Notification in der nächsten Ansicht aufgeführt: | ||
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| − | *'''Eigenschaften:''' Hier können zu den einzelnen Empfängern kurzfristig eMail-Adressen erfasst bzw. geändert werden. | + | |
| − | :Hinweis: Diese Änderung gilt nur für den einen Versand von Pre-Notifications, diese eMail-Adresse wird nicht in den Stammdaten von windata gespeichert. Hierzu müssen die Stammdaten unter [[Zahlungspflichtige#Eigenschaften_eines_Zahlungspflichtigen|'''''Zahlungspflichtige''''']] geändert werden. | + | *'''Eigenschaften:''' Hier können zu den einzelnen Empfängern kurzfristig eMail-Adressen erfasst bzw. geändert werden. |
| − | *'''E-Mail-Konto:''' Hier können die Details zum angelegten [[EMail-Account_in_windata_professional_8_einrichten|'''''eMail-Benutzerkonto''''']] angepasst werden. Ebenfalls kann an dieser Stelle eine cc-eMail hinterlegt werden. So kann eine Kopie der versandten Pre-Notification-Nachricht parallel an eine eigene eMail-Adresse versandt werden. | + | |
| − | *'''Einstellungen:''' Hier kann ebenfalls eine cc-eMail hinterlegt werden. Hier wird automatisch diese aus dem Punkt E-Mail-Konto nebenan übernommen bzw. überschrieben. | + | :Hinweis: Diese Änderung gilt nur für den einen Versand von Pre-Notifications, diese eMail-Adresse wird nicht in den Stammdaten von windata gespeichert. Hierzu müssen die Stammdaten unter [[Zahlungspflichtige#Eigenschaften_eines_Zahlungspflichtigen|'''''Zahlungspflichtige''''']] geändert werden. |
| − | :Zusätzlich kann an dieser Stelle der Inhalt der eMail-Nachricht editiert werden: | + | |
| − | :*Betreff: Als Standardvorgabe ist als Betreff der Wert - SEPA Pre-Notification - gesetzt. Dieser Text kann beliebig geändert werden. | + | *'''E-Mail-Konto:''' Hier können die Details zum angelegten [[EMail-Account_in_windata_professional_8_einrichten|'''''eMail-Benutzerkonto''''']] angepasst werden. Ebenfalls kann an dieser Stelle eine cc-eMail hinterlegt werden. So kann eine Kopie der versandten Pre-Notification-Nachricht parallel an eine eigene eMail-Adresse versandt werden. |
| − | :*Text: Der allgemeine Text kann ebenfalls editiert und individualisiert werden. Im Standard wird folgender Text ausgegeben: | + | *'''Einstellungen:''' Hier kann ebenfalls eine cc-eMail hinterlegt werden. Hier wird automatisch diese aus dem Punkt E-Mail-Konto nebenan übernommen bzw. überschrieben. |
| − | ::Sehr geehrte Damen und Herren, | + | |
| − | ::anbei erhalten Sie die Pre-Notification zu einer anstehenden SEPA-Lastschrift. Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Anhang. | + | :Zusätzlich kann an dieser Stelle der Inhalt der eMail-Nachricht editiert werden: |
| − | ::Mit freundlichen Grüßen | + | :*Betreff: Als Standardvorgabe ist als Betreff der Wert - SEPA Pre-Notification - gesetzt. Dieser Text kann beliebig geändert werden. |
| − | :Im Anhang der eMail erhält der Empfänger eine PDF-Datei, welche die Pre-Notification ist. | + | :*Text: Der allgemeine Text kann ebenfalls editiert und individualisiert werden. Im Standard wird folgender Text ausgegeben: |
| + | ::Sehr geehrte Damen und Herren, | ||
| + | ::anbei erhalten Sie die Pre-Notification zu einer anstehenden SEPA-Lastschrift. Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Anhang. | ||
| + | ::Mit freundlichen Grüßen | ||
| + | :Im Anhang der eMail erhält der Empfänger eine PDF-Datei, welche die Pre-Notification ist. | ||
==== eMail-Text der Pre-Notification ändern ==== | ==== eMail-Text der Pre-Notification ändern ==== | ||
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Die Pre-Notification an sich wird als PDF-Datei in windata erzeugt und kann nicht geändert werden. Allerdings kann der Betreff sowie der Text in der eMail, welche versandt wird, angepasst werden: | Die Pre-Notification an sich wird als PDF-Datei in windata erzeugt und kann nicht geändert werden. Allerdings kann der Betreff sowie der Text in der eMail, welche versandt wird, angepasst werden: | ||
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Zusätzlich kann an dieser Stelle der CC-Empfänger der eMail hinterlegt werden, z. B. einen eigenen Posteingang um eine Kopie der Nachricht im eigenen DMS, z. B. [[Windata_connect_for_ELO|'''''ELO''''']], zu archivieren. | Zusätzlich kann an dieser Stelle der CC-Empfänger der eMail hinterlegt werden, z. B. einen eigenen Posteingang um eine Kopie der Nachricht im eigenen DMS, z. B. [[Windata_connect_for_ELO|'''''ELO''''']], zu archivieren. | ||
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==== Als PDF speichern ==== | ==== Als PDF speichern ==== | ||
| − | Beliebig viele Pre-Notification können in windata professional 8 auch in einem Arbeitsschritt als PDF-Datei in einen beliebigen Ordner gespeichert werden. Im Dateinamen der einzelnen PDF-Dateien wird hierbei immer die [[Zahlungspflichtige#Zusatz|'''''Kundennummer''''']] des einzelnen Zahlungspflichtigen mit angegeben, so dass eine automatisierte Weiterverarbeitung möglich ist. | + | Beliebig viele Pre-Notification können in windata professional 8 auch in einem Arbeitsschritt als PDF-Datei in einen beliebigen Ordner gespeichert werden. Im Dateinamen der einzelnen PDF-Dateien wird hierbei immer die [[Zahlungspflichtige#Zusatz|'''''Kundennummer''''']] des einzelnen Zahlungspflichtigen mit angegeben, so dass eine automatisierte Weiterverarbeitung möglich ist. |
| − | :Voraussetzung: Beim Zahlungspflichtigen muss eine [[Zahlungspflichtige#Zusatz|'''''Kundennummer''''']] hinterlegt sein. | + | |
| + | :Voraussetzung: Beim Zahlungspflichtigen muss eine [[Zahlungspflichtige#Zusatz|'''''Kundennummer''''']] hinterlegt sein. | ||
Der Speicherpfad kann beim Abspeichern festgelegt werden: | Der Speicherpfad kann beim Abspeichern festgelegt werden: | ||
| − | [[ | + | [[File:Pre-Notificationspeichern.png|Pfad für Pre-Notifications definieren]] |
== Nächste Schritte == | == Nächste Schritte == | ||
| − | Übertragene Pre-Notifications in der '''''[[Übertragene_Pre-Notifications|Statistik]]''''' jederzeit wieder einsehen<br> | + | |
| − | SEPA-Lastschriften zur Bank [[Zahlungen_übertragen|'''''übertragen''''']] | + | Übertragene Pre-Notifications in der '''''[[Übertragene_Pre-Notifications|Statistik]]''''' jederzeit wieder einsehen<br/> SEPA-Lastschriften zur Bank [[Zahlungen_übertragen|'''''übertragen''''']] |
== Weitere Links == | == Weitere Links == | ||
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Version vom 4. April 2018, 12:35 Uhr
Die Pre-Notification ist in der hier beschriebenen Form ab der windata-Version 8.7.0.11 verfügbar.
Allgemein
Die Beschreibung der Pre-Notification (Vorabinformation / Vorabankündigung) finden Sie hier.
Voraussetzungen
SEPA-Optionen
Zuerst muss festgelegt werden, ob die Pre-Notification von windata professional 8 erstellt und versandt werden soll. Diese Einstellung wird in den SEPA-Optionen definiert.
Alternativ besteht auch die Möglichkeit, den Inhalt der Pre-Notification auf z. B. der entsprechenden Rechnung abzudrucken. Beachten Sie hierbei bitte die vorgeschriebenen Bestandteile einer Pre-Notification!
Abhängig davon, welche Frist Sie mit Ihren Zahlungspflichtigen für die Pre-Notification vereinbart haben, muss diese in den SEPA-Optionen von windata professional 8 hinterlegt werden. Im Standard sind 14 Tage vordefiniert. Das entspricht dem Standard, wenn Sie keine anderen Fristen vereinbaren.
Mit der hier hinterlegten Frist wird windata die erzeugten Pre-Notification als fällig ausweisen.
SEPA-Lastschrift anlegen
windata professional 8 kann Vorabinformationen / Pre-Notification nur erzeugen, wenn die entsprechenden SEPA-Lastschriften in windata angelegt sind. Erst zu diesem Zeitpunkt kann windata professional 8 auf die notwendigen Details zugreifen und kennt den Ausführungstag.
SEPA-Lastschriften können manuell (SEPA-Basislastschrift & SEPA-Firmennlastschrift) erfasst oder auch importiert (manuell bzw. automatisch) werden.
Stammdatenpflege
Alleine auf Grundlage von Lastschriften kann keine vollständige Pre-Notification erzeugt werden. In einer Zahlung ist beispielsweise keine Anschrift oder eine eMail-Adresse des Zahlungspflichtigen enthalten. Mindestens eine dieser zwei Angaben ist allerdings alleine schon für die erfolgreiche Zustellung der Pre-Notification notwendig. Daher empfiehlt sich eine gewissenhafte Stammdatenpflege in windata.
Nach erfolgreicher Erfassung / erfolgreichem Import von SEPA-Lastschriften, sollten die angelegten Zahlungspflichtigen um die Anschrift sowie ggf. um die eMail-Adresse ergänzt werden.
Diese Datenanreicherung kann in windata professional 8 über einen speziellen Import ohne großen manuellen Aufwand realisiert werden.
Hinweis auf fällige Pre-Notification beim Programmstart
Im Rahmen der Ausführungs- und Zahlungserinnerung beim Programmstart werden auch fällige Pre-Notifications angezeigt und zur Übertragung angeboten:
Im vorliegenden Beispiel wird eine fällige Pre-Notification aufgeführt. Die dazugehörige SEPA-Lastschrift wird ab dem frühesten Fälligkeitstag, bzw. dem hinterlegten Tag, zur Übertragung angeboten.
Aufruf
Die Funktion der Pre-Notification wird über das Menü Mandat/Pre-Notification - Pre-Notification aufgerufen:
Übersicht aller angelegten Pre-Notifications
Alle von windata professional 8 angelegten Pre-Notification können hier aufgerufen werden:
In der vorliegenden Ansicht ist die Frist für Anschreiben in den SEPA-Optionen auf fünf Tage vor Fälligkeitsdatum definiert.
Unten kann das Datum festgelegt werden, bis zu welchem Lastschriftfälligkeitstermin alle zugehörigen Vorabinformationen angezeigt werden sollen. Somit werden alle angelegten Pre-Notification, welche noch nicht die hinterlegten Tage vor Fälligkeitsdatum erreicht haben, ausgeblendet.
Versand von Pre-Notifications
Unten rechts wird ausgewählt, ob diese markierten Pre-Notification
- direkt per eMail versandt
- ausgedruckt
- als PDF gespeichert
werden sollen.
Versand per eMail
Beim Versand per eMail werden alle ausgewählten Pre-Notification in der nächsten Ansicht aufgeführt:
Weitere Funktionen in dieser Ansicht:
- Eigenschaften: Hier können zu den einzelnen Empfängern kurzfristig eMail-Adressen erfasst bzw. geändert werden.
- Hinweis: Diese Änderung gilt nur für den einen Versand von Pre-Notifications, diese eMail-Adresse wird nicht in den Stammdaten von windata gespeichert. Hierzu müssen die Stammdaten unter Zahlungspflichtige geändert werden.
- E-Mail-Konto: Hier können die Details zum angelegten eMail-Benutzerkonto angepasst werden. Ebenfalls kann an dieser Stelle eine cc-eMail hinterlegt werden. So kann eine Kopie der versandten Pre-Notification-Nachricht parallel an eine eigene eMail-Adresse versandt werden.
- Einstellungen: Hier kann ebenfalls eine cc-eMail hinterlegt werden. Hier wird automatisch diese aus dem Punkt E-Mail-Konto nebenan übernommen bzw. überschrieben.
- Zusätzlich kann an dieser Stelle der Inhalt der eMail-Nachricht editiert werden:
- Betreff: Als Standardvorgabe ist als Betreff der Wert - SEPA Pre-Notification - gesetzt. Dieser Text kann beliebig geändert werden.
- Text: Der allgemeine Text kann ebenfalls editiert und individualisiert werden. Im Standard wird folgender Text ausgegeben:
- Sehr geehrte Damen und Herren,
- anbei erhalten Sie die Pre-Notification zu einer anstehenden SEPA-Lastschrift. Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Anhang.
- Mit freundlichen Grüßen
- Im Anhang der eMail erhält der Empfänger eine PDF-Datei, welche die Pre-Notification ist.
eMail-Text der Pre-Notification ändern
Die Pre-Notification an sich wird als PDF-Datei in windata erzeugt und kann nicht geändert werden. Allerdings kann der Betreff sowie der Text in der eMail, welche versandt wird, angepasst werden:
Zusätzlich kann an dieser Stelle der CC-Empfänger der eMail hinterlegt werden, z. B. einen eigenen Posteingang um eine Kopie der Nachricht im eigenen DMS, z. B. ELO, zu archivieren.
Als PDF speichern
Beliebig viele Pre-Notification können in windata professional 8 auch in einem Arbeitsschritt als PDF-Datei in einen beliebigen Ordner gespeichert werden. Im Dateinamen der einzelnen PDF-Dateien wird hierbei immer die Kundennummer des einzelnen Zahlungspflichtigen mit angegeben, so dass eine automatisierte Weiterverarbeitung möglich ist.
- Voraussetzung: Beim Zahlungspflichtigen muss eine Kundennummer hinterlegt sein.
Der Speicherpfad kann beim Abspeichern festgelegt werden:
Nächste Schritte
Übertragene Pre-Notifications in der Statistik jederzeit wieder einsehen
SEPA-Lastschriften zur Bank übertragen
Weitere Links
TARGET2-Feiertage
EMail-Account in windata professional 8 einrichten