Pre-Notification
Aus windata WIKI
Die Pre-Notification ist in der hier beschriebenen Form ab der windata-Version 8.7.0.11 verfügbar.
Allgemein
Die Beschreibung der Pre-Notification (Vorabinformation / Vorabankündigung) finden Sie hier.
Voraussetzungen
SEPA-Optionen
Zuerst muss festgelegt werden, ob die Pre-Notification von windata professional 8 erstellt und versandt werden soll. Diese Einstellung wird in den SEPA-Optionen definiert.
Alternativ besteht auch die Möglichkeit, den Inhalt der Pre-Notification auf z. B. der entsprechenden Rechnung abzudrucken. Beachten Sie hierbei bitte die vorgeschriebenen Bestandteile einer Pre-Notification!
Abhängig davon, welche Frist Sie mit Ihren Zahlungspflichtigen für die Pre-Notification vereinbart haben, muss diese in den SEPA-Optionen von windata professional 8 hinterlegt werden. Im Standard sind 14 Tage vordefiniert. Das entspricht dem Standard, wenn Sie keine anderen Fristen vereinbaren.
Mit der hier hinterlegten Frist wird windata die erzeugten Pre-Notification als fällig ausweisen.
SEPA-Lastschrift anlegen
windata professional 8 kann Vorabinformationen / Pre-Notification nur erzeugen, wenn die entsprechenden SEPA-Lastschriften in windata angelegt sind. Erst zu diesem Zeitpunkt kann windata professional 8 auf die notwendigen Details zugreifen und kennt den Ausführungstag.
SEPA-Lastschriften können manuell (SEPA-Basislastschrift & SEPA-Firmennlastschrift) erfasst oder auch importiert (manuell bzw. automatisch) werden.
Stammdatenpflege
Alleine auf Grundlage von Lastschriften kann keine vollständige Pre-Notification erzeugt werden. In einer Zahlung ist beispielsweise keine Anschrift oder eine E-Mail-Adresse des Zahlungspflichtigen enthalten. Mindestens eine dieser zwei Angaben ist allerdings alleine schon für die erfolgreiche Zustellung der Pre-Notification notwendig. Daher empfiehlt sich eine gewissenhafte Stammdatenpflege in windata.
Nach erfolgreicher Erfassung / erfolgreichem Import von SEPA-Lastschriften, sollten die angelegten Zahlungspflichtigen um die Anschrift sowie ggf. um die E-Mail-Adresse ergänzt werden.
Diese Datenanreicherung kann in windata professional 8 über einen speziellen Import ohne großen manuellen Aufwand realisiert werden.
Hinweis auf fällige Pre-Notification beim Programmstart
Im Rahmen der Ausführungs- und Zahlungserinnerung beim Programmstart werden auch fällige Pre-Notifications angezeigt und zur Übertragung angeboten:
Im vorliegenden Beispiel wird eine fällige Pre-Notification aufgeführt. Die dazugehörige SEPA-Lastschrift wird ab dem frühesten Fälligkeitstag, bzw. dem hinterlegten Tag, zur Übertragung angeboten.
Aufruf
Die Funktion der Pre-Notification wird über das Menü Mandat/Pre-Notification - Pre-Notification aufgerufen:
Übersicht aller angelegten Pre-Notifications
Alle von windata professional 8 angelegten Pre-Notification können hier aufgerufen werden:
In der vorliegenden Ansicht ist die Frist für Anschreiben in den SEPA-Optionen auf fünf Tage vor Fälligkeitsdatum definiert.
Unten kann das Datum festgelegt werden, bis zu welchem Lastschriftfälligkeitstermin alle zugehörigen Vorabinformationen angezeigt werden sollen. Somit werden alle angelegten Pre-Notification, welche noch nicht die hinterlegten Tage vor Fälligkeitsdatum erreicht haben, ausgeblendet.
Versand von Pre-Notifications
Unten rechts wird ausgewählt, ob diese markierten Pre-Notification
- direkt per E-Mail versandt
- ausgedruckt
- als PDF gespeichert
werden sollen.
Versand per E-Mail
Beim Versand per E-Mail werden alle ausgewählten Pre-Notification in der nächsten Ansicht aufgeführt:
Weitere Funktionen in dieser Ansicht:
- Eigenschaften: Hier können zu den einzelnen Empfängern kurzfristig E-Mail-Adressen erfasst bzw. geändert werden.
- Hinweis: Diese Änderung gilt nur für den einen Versand von Pre-Notifications, diese E-Mail-Adresse wird nicht in den Stammdaten von windata gespeichert. Hierzu müssen die Stammdaten unter Zahlungspflichtige geändert werden.
- E-Mail-Konto: Hier können die Details zum angelegten E-Mail-Benutzerkonto angepasst werden. Ebenfalls kann an dieser Stelle eine cc-E-Mail hinterlegt werden. So kann eine Kopie der versandten Pre-Notification-Nachricht parallel an eine eigene E-Mail-Adresse versandt werden.
- Einstellungen: Hier kann ebenfalls eine cc-E-Mail hinterlegt werden. Hier wird automatisch diese aus dem Punkt E-Mail-Konto nebenan übernommen bzw. überschrieben.
- Zusätzlich kann an dieser Stelle der Inhalt der E-Mail-Nachricht editiert werden:
- Betreff: Als Standardvorgabe ist als Betreff der Wert - SEPA Pre-Notification - gesetzt. Dieser Text kann beliebig geändert werden.
- Text: Der allgemeine Text kann ebenfalls editiert und individualisiert werden. Im Standard wird folgender Text ausgegeben:
- Sehr geehrte Damen und Herren,
- anbei erhalten Sie die Pre-Notification zu einer anstehenden SEPA-Lastschrift. Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Anhang.
- Mit freundlichen Grüßen
- Im Anhang der E-Mail erhält der Empfänger eine PDF-Datei, welche die Pre-Notification ist.
E-Mail-Text der Pre-Notification ändern
Die Pre-Notification an sich wird als PDF-Datei in windata erzeugt und kann nicht geändert werden. Allerdings kann der Betreff sowie der Text in der E-Mail, welche versandt wird, angepasst werden:
Zusätzlich kann an dieser Stelle der CC-Empfänger der E-Mail hinterlegt werden, z. B. einen eigenen Posteingang um eine Kopie der Nachricht im eigenen DMS, z. B. ELO, zu archivieren.
Als PDF speichern
Beliebig viele Pre-Notification können in windata professional 8 auch in einem Arbeitsschritt als PDF-Datei in einen beliebigen Ordner gespeichert werden. Im Dateinamen der einzelnen PDF-Dateien wird hierbei immer die Kundennummer des einzelnen Zahlungspflichtigen mit angegeben, so dass eine automatisierte Weiterverarbeitung möglich ist.
- Voraussetzung: Beim Zahlungspflichtigen muss eine Kundennummer hinterlegt sein.
Der Speicherpfad kann beim Abspeichern festgelegt werden:
Nächste Schritte
Übertragene Pre-Notifications in der Statistik jederzeit wieder einsehen
SEPA-Lastschriften zur Bank übertragen
Weitere Links
TARGET2-Feiertage
EMail-Account in windata professional 8 einrichten