Sammelzahlungen beim Export in Einzelzahlungen aufsplitten

Bei der Übertragung von Zahlungen werden - je nach gewähltem Verfahren und nach Unterstützung durch das Kreditinstitut - mehrere einzelne Zahlungen zu einer Sammelzahlung zusammengefasst und an die Bank/Sparkasse übermittelt. Dies hat zur Folge, dass auf Kontoauszügen bzw. in den Kontoumsätzen nur eine Gesamtsumme angezeigt wird. Zur Weiterverarbeitung Ihrer Kontoumsätze in Ihrer Finanzbuchhaltung, Offenen-Postenverwaltung oder Ihrem ERP-/Warenwirtschaftssystem benötigen Sie in der Regel jedoch die jeweiligen Einzelzahlungen.

Einige Kreditinstitute bieten mittlerweile die Möglichkeit, bei Sammelzahlungen auf den Kontoauszügen (bzw. Kontoumsätzen) die jeweiligen Einzelzahlungen anzuzeigen. Hierzu sind bankseitige Einstellungen erforderlich. Sollte Ihre Bank/Sparkasse die Möglichkeit zum Aufsplitten von Sammelzahlungen nicht anbieten, können Sie alle Sammelzahlungen, welche über windata professional ausgeführt wurden beim Export in ihre jeweiligen Einzelzahlungen aufsplitten.

Derzeit steht die Sammlersplittung für folgende Exportformate zur Verfügung:

Domus 4000
MKS Goliath
MT940
MT940->DATEV
MT940->Mesonic WinLine
fibu-doc

Vorgehensweise

Wählen Sie im Gruppenmenü "Import/Export" die Funktion "Exportieren".

Das Programm zum Export von Daten aus windata professional wird geöffnet.

Wählen Sie zunächst bei der ComboBox "Zu exportierende Daten" das Format "Kontoumsätze" aus.
In der ComboBox "Exportformat" wählen Sie eines der oben genannten Formate aus.
Bestätigen Sie Ihre Angaben mit der Schaltfläche "Weiter". Ein neues Bildschirmfenster wird geöffnet.

Im oberen Bereich des Fensters sehen Sie eine Tabelle mit den vorhandenen Auftraggeberkonten. Sie können nun ein oder mehrere Konto/en, von dem/ denen die Umsätze exportiert werden sollen, markieren. Wird kein Konto ausgewählt, interpretiert es windata so, dass Sie alle Konten für den Export verwenden möchten.

Exporteinstellungen

Unter der Tabelle stehen Ihnen nun zahlreiche Einstellungen für den Export zur Verfügung. Die Verfügbarkeit der Einstellungen ist abhängig vom gewählten Exportformat:

Alle Daten in eine Datei schreiben

Aktivieren Sie diese Auswahl, wenn die Umsätze aller (gewählten) Konten in eine Datei geschrieben werden sollen. Wird diese Auswahl nicht aktiviert, erstellt windata für jedes Auftraggeberkonto eine eigene Exportdatei.

Persönliche Notizen zum Verwendungszweck anhängen

Haben Sie zu Ihren Kontoumsätzen persönliche Notizen (Ergänzungen) erfasst, können diese als Teil des Verwendungszwecks (Buchungserläuterung) mit exportiert werden. Wir diese Auswahl nicht aktiviert, ignoriert windata die persönlichen Ergänzungen.

Vorhandene Exportdatei überschreiben

Soll eine evtl. vorhandene Exportdatei (mit gleichem Dateiname) überschrieben werden, aktivieren Sie diese Auswahl.

Bezeichnung als Teil des Dateinamens

Wird diese Auswahl aktiviert, wird die Kontobezeichnung (s. Tabelle, Spalte 1) als Teil des Dateinamens verwendet.

Sammelzahlungen, wenn möglich, splitten

Diese Auswahl muss aktiviert werden, wenn Sammelzahlungen (Sammelüberweisungen, Sammellastschriften etc.) in ihre jeweiligen Einzelzahlungen aufgesplittet exportiert werden sollen.
Als Voraussetzung für diese Funktion muss die betreffende Sammelzahlungen mit windata übertragen worden sein. Nur dann kann windata beim Export die Sammelbuchung durch die entsprechenden Einzelbuchungen ersetzen.

Zeitraum

Sie haben die Möglichkeit, den Zeitraum für den Export zu beschränken:

Nur Umsätze seit letztem Export

Wird diese Option gewählt, werden die Umsätze seit dem Zeitpunkt des letzten Exports bis zum aktuell letzten, vorhanden Umsatz exportiert.
Sie können noch einige Eingrenzungen des Zeitraums vornehmen.

letzter Exporttag nochmals exportieren

Wird diese Auswahl aktiviert, werden die Daten des letzten Exporttages nochmals vollständig mit exportiert. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn der letzte Exporttag evtl. noch nicht vollständig abgeschlossen war.

Beispiel:

Der letzte Export erfolgte am 10.09.2011 um 14:00 Uhr. Nach 14:00 Uhr wurden noch weitere Kontoumsätze abgerufen. Diese waren in der Exportdatei um 14:00 Uhr noch nicht enthalten.

Damit auch die "fehlenden" Umsätze des 10.09.2011 vollständig exportiert werden, ist diese Auswahl zu aktivieren.

letzter Tag der Kontoumsätze NICHT exportieren

Bei Aktivierung dieser Auswahl werden die Umsätze des letzten Tages des Exportzeitraums nicht mit exportiert. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn der letzte Exporttag (z.B. der heutige Tag) evtl. noch nicht vollständig gebucht bzw. die Umsätze noch nicht abgerufen wurden.

Beispiel:

Der Export erfolgt am 30.09.2011 um 14:00 Uhr. Nach 14:00 Uhr werden noch weitere Kontoumsätze abgerufen. Diese wären in der Exportdatei um 14:00 Uhr aber noch nicht enthalten.

Damit der "unvollständige" Buchungstag 30.09.2011 noch nicht exportiert wird, ist diese Auswahl zu aktivieren.

von...bis...

Hier definieren Sie einen freien Zeitraum für den Export. Sie können hierzu die Schaltflächen mit dem Kalendersymbol hinter dem Eingabefeld verwenden.

Monat/Jahr

Um die Umsätze eines ganzen Monats eines bestimmten Jahres zu exportieren stehen Ihnen hier zwei ComboBoxen zur Verfügung.

Exportmodul nach der Ausführung schließen

Am linken, unteren Bildschirmbereich finden Sie diese Auswahl. Wird sie aktiviert, wird das Export-Programm nach Abschluss des Datenexports geschlossen und die Programmoberfläche von windata wird wieder geöffnet.