VEU-Portal

Allgemein

Das VEU-Portal (veu.windata.de) ist eine browserbasierte Anwendung der windata GmbH & Co. KG. Das VEU-Portal ist eine vollständig eigenständige Anwendung und hat keine Kopplung an andere windata-Programme. Die EBICS-Kommunikation findet ausschließlich mit den Rechenzentren der kontoführenden Kreditinstitute statt. Das VEU-Portal bietet folgende Funktionen:

• Abruf von Aufträgen, welche zur VEU-Freigabe beim kontoführenden Kreditinstitut vorliegen
• Ansicht der Einzelzahlungen in Aufträgen, sofern diese vom kontoführenden Kreditinstitut zur Verfügung gestellt werden
• Freigabe von Zahlungen

• manuelle Freigabe von Zahlungen
• vollautomatische Freigabe (stündlich) von Zahlungen nach verschiedenen Kriterien

• abhängig von Empfänger-IBAN gem. definierter Whitelist, z. B. Finanzamt, geprüfter Lieferant, etc.
• abhängig von Zahlarten, z. B. Lastschriften
• abhängig von Betragshöhe, z. B. alle Überweisungen bis max. 10.000,00 Euro

• Push-Mail wenn Zahlungen zur VEU-Freigabe vorliegen
• Stornieren von Zahlungen

Alle Funktionen basieren auf dem Kommunikationsprotokoll EBICS und sind somit multibankenfähig nutzbar. Im VEU-Portal können beliebig viele Konten & Kreditinstitute eingerichtet und in kreditinstitutsübergreifenden Ansichten genutzt werden.

Login

URL Aufruf

Der Login zum VEU-Portal kann unter der URL (veu.windata.de)aufgerufen werden:

Die Anmeldung erfolgt mittels E-Mail-Adresse und Passwort. Diese Daten erhalten Sie nach einmaliger Registrierung beim Anbieter windata. Hierzu senden Sie eine E-Mail an Vertrieb@windata.de

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Nach erfolgreicher Eingabe von E-Mail-Adresse und Passwort erhalten Sie Ihren Login-Code per E-Mail an Ihre Anmelde-E-Mail geschickt. Dieser Code kann hier erfasst und bestätigt werden:

 

In der E-Mail kann direkt eine Accountsperre veranlasst werden, sofern der erhaltene Login-Code nicht selbst angefordert wurde. In diesem Fall kann ein Missbrauchversuch vorliegen.

Startansicht

Nach dem erfolgreichen Login wird die Startansicht des VEU-Portals angezeigt:

Kopfzeile

In der Kopfzeile stehen verschiedenen Funktionen zur Verfügung:

• Icon VEU-Portal

• Mit dem Klick auf das Icon VEU-Portal gelangt der Anwender von jeder Ansicht direkt zurück auf die Startansicht

• Home

• Mit dem Klick auf das Icon VEU-Portal gelangt der Anwender von jeder Ansicht direkt zurück auf die Startansicht

• VEU-Bestandsdaten

• Historie

• Hier kann nach Auswahl eines EBICS-Zugangs die Historie der bisher freigegebenen Zahlungsdateien abgerufen werden. Die Einzelzahlungen der Zahlungsdateien können ebenfalls eingesehen werden.

• Login-E-Mail

• Konto

• Übersicht: Hier können die Stammdaten der angelegten Firma eingesehen werden.
• Verwaltung: Hier kann das Benutzerkonto verwaltet werden: Login-Passwort ändern sowie EBICS-Zugänge verwalten (Startansicht)
• Firmenverwaltung: Diese Funktion ist nur für den Administrator des Unternehmens im VEU-Portal sichtbar. Hier können neue User für den Firmenaccount angelegt werden.

 

Inhalt

Die angelegten EBICS-Zugänge werden mit folgenden Details angezeigt:

• Bezeichnung

• Hier wird die individuelle Bezeichnung des EBICS-Zugangs angezeigt

• Host-ID

• Hier wird die Host-ID des EBICS-Zugangs angezeigt.

• Partner-ID

• Hier wird die Partner-ID des EBICS-Zugangs angezeigt.

• User-ID

• Hier wird die User-ID des EBICS-Zugangs angezeigt.

• Status

• Hier wird der Status des EBICS-Zugangs angezeigt. EBICS-Zugänge befinden sind in einem der folgenden Status:

• Uninitialisiert: Dieser Zugang ist im VEU-Portal erfasst und muss im nächsten Schritt initialisiert werden.
• Vollständig Initialisiert: Dieser Zugang ist vollständig eingerichtet und kann genutzt werden.

• Aktionsbutton

• Bei vollständig initialisierten EBICS-Zugängen wird ein Aktualisieren-Symbol angezeigt. Hier wird der Abruf der VEU-Zahlungen angestoßen.
• Bei uninitialisierten EBICS-Zugängen wird ein Bearbeiten-Symbol angezeigt. Hier kann die

• Initialisierung des EBICS-Zugangs
• Download von INI-Briefen
• Abruf der Bankschlüssel
• Abruf von VEU-Bestandsdaten

angestoßen werden.

Einrichten von EBICS-Zugängen

Import von EBICS-Zugängen aus windata professional

Wenn Sie bereits in windata professional EBICS nutzen, können Sie Ihre EBICS-Zugänge aus windata professional exportieren und im VEU-Portal importieren.

 

manuelle Einrichtung von EBICS-Zugängen

Die Einrichtung von EBICS-Zugängen ist im VEU-Portal möglich:

Alle notwendigen EBICS-Kommunikationsdaten können hier erfasst werden:

Anschließend stehen die Funktion Initialisierung, INI-Brief drucken und Bankschlüssel abrufen zur Verfügung.

 

Abruf von Zahlungen

Mit Klick auf das Aktualisieren-Icon bei vollständig initialisierten EBICS-Zugängen wird der Abruf aller Zahlungen vom kontoführenden Kreditinstitut abgerufen:

Das kontoführende Kreditinstitut liefert beim Abruf alle Zahlungen, welche für diesen User zur Freigabe zur Verfügung stehen.

Freigabe und Ablehnung von Zahlungen, Aufruf der Einzelzahlungen

Mit initialisierten EBICS-Zugängen kann eine Übersicht der zur Freigabe verfügbaren Zahlungsdateien direkt beim Bankserver abgerufen werden:

Über die Symbole hinter jeder Zahlungsdatei können folgende Aktionen ausgeführt werden:

• Autorisierung der Zahlung am Bankrechner und Freigabe zur Buchung
• Widerruf der Zahlung und löschen vom Bankrechner
• Ansicht der Einzelzahlungen welche in der abgerufenen Zahlungsdatei beinhaltet sind

Einrichtung der Automatisierung

Um die Möglichkeiten der Automatisierung im VEU-Portal nutzen zu können, muss das EBICS-Passwort vom Benutzer im VEU-Portal gespeichert werden. Durch die Automatisierung wird im Stundentakt gem. der hinterlegten Regeln die EBICS-Aktion ausgeführt:

Hier stehen verschiedene Optionen zur Verfügung:

• Welche Zahlart soll automatisch unterschrieben werden?

• Überweisungen
• Lastschriften

• Welche Betragsgrenze soll als Voraussetzung für die automatische Autorisierung berücksichtigt werden?
• Es kann eine IBAN-Whitelist hinterlegt werden. Somit werden nur Zahlungen automatisch autorisiert, welche eine IBAN auf der Whitelist als Gegenkonto haben.

Über alle Zahlungsfreigaben wird der Account-Inhaber automatisch und zeitgleich per Push-E-Mail informiert.

 

VEU Push Mail/ automatische Benachrichtigung von Ansprechpartnern

Bleiben Sie, Ihre Kollegen oder auch Ihre Dienstleister mit den umfangreichen Push-Mail-Funktionen in Echtzeit informiert. In folgenden Fällen können Sie automatisch benachrichtigt werden:

• Zahlungen wurden automatisiert verarbeitet 
• Zahlungen stehen in der VEU zur Freigabe zur Verfügung
• eine Zahlung wurde manuell autorisiert
• eine Zahlung wurde manuell storniert

 Rufen Sie dazu in der Kopfzeile zunächst Ihre Kontoeinstellungen auf.

Wählen Sie

1. „Konto verwalten“  
2. „E-Mail Einstellungen verwalten“ 
3. „Ansprechpartner verwalten“ 
4. „Ansprechpartner hinzufügen“

 

Anschließend hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners und den entsprechenden EBICS Kontakt. Außerdem können Sie entscheiden, in welchem der oben genannten Fälle Ihr Ansprechpartner automatisch benachrichtigt werden soll.  

 

Firmenverwaltung

Hinweis: Dieser Bereich ist für Sie nur verfügbar, wenn Sie SuperUser sind.

Neuen Mitarbeiter hinzufügen

Möchten Sie (SuperUser) einen Mitarbeiter neu im VEU-Portal anlegen, so rufen Sie in der Kopfzeile Ihre Kontoeinstellungen auf.

Wählen Sie

1. unter Firmenverwaltung „Benutzer verwalten“
2. „Benutzer hinzufügen"

 

Anschließend können Sie die erforderlichen Daten des Mitarbeiters eintragen und diesen anlegen, indem Sie auf „Benutzer erstellen“ klicken

White-Labeling

Sie können das VEU-Portal individuell an das Corporate Design Ihres Unternehmens folgendermaßen anpassen:

Wählen Sie

1. Kontoeinstellungen in der Kopfzeile
2. Unter Firmenverwaltung „White-Labeling anpassen“
3. Geben Sie die gewünschten Farbwerte als Hex-Code an
4. Laden Sie ggf. Ihr Logo im JPG Format und mit den Maßen 163x48 px hoch

 

Rechts werden die Änderungen in einer Vorschau angezeigt.

Hinweis: Wenn Sie auf „Speichern“ klicken, ändert sich das VEU-Portal dementsprechend für alle VEU-Portal User in Ihrem Unternehmen.